Hoe Koninklijke Dekker zijn orderverwerking moderniseerde met AI-automatisering
Koninklijke Dekker verwerkt orders niet langer handmatig. Met AI wordt orderinformatie nu automatisch uit PDF's, Excel-bestanden en e-mails gelezen.
De orders worden zo correct verwerkt in het ERP. Hierdoor kan het team zich focussen op de verkoop en klantrelatie in plaats van handmatig data inkloppen.
Automatisering vermindert interpretatiefouten die voorheen tot vertragingen of extra werk hebben geleid.
Koninklijke Dekker is al meer dan 140 jaar een vertrouwde naam in de Nederlandse houtwereld. Het bedrijf is actief in een traditionele sector en streeft ernaar hoogwaardige, klantspecifieke producten te leveren. Het doel is om de komende eeuw ook concurrerend te blijven.
„We zijn voortdurend op zoek naar manieren om nog eens 100 jaar mee te kunnen gaan en onze service en kwaliteit verder te verbeteren.” — Mart, Continuous Improvement Team, Koninklijke Dekker
Mart is verantwoordelijk voor de brug tussen bedrijfsprocessen en technologie en is altijd op zoek naar praktische verbeteringen die de organisatie helpen slimmer te werken. In zijn vrije tijd was hij al bezig met AI-tools, dus toen er een specifiek probleem opdook op de interne verkoopafdeling, zag hij meteen een kans.
We spraken met Mart op het hoofdkantoor van Koninklijke Dekker om hun verhaal vast te leggen op video en om te laten zien hoe een 140 jaar oud bedrijf AI op een zeer praktische manier omarmt. Bekijk de volledige video hieronder:
Handmatige orderverwerking vertraagde het team
Koninklijke Dekker produceert deuren, lijstwerk, profielen en een breed scala aan houtproducten, waarvan vele op maat gemaakt zijn voor hun klanten. Dat betekent dat elke bestelling die binnenkomt er een beetje anders uitziet.
Daarom besteedde het interne verkoopteam een aanzienlijk deel van de dag aan het analyseren van Excel-sheets, PDF's en email teksten van klanten.
„Het probleem is dat er veel Excel-sheets, PDF's of gewoon tekstberichten binnenkomen met een bestelling. Dit vereist veel interpretatie van ons interne verkoopteam.”
Wat een soepel en herhaalbaar proces zou moeten zijn, was een knelpunt geworden. Medewerkers moesten elk detail handmatig bekijken in plaats van klanten sneller te helpen of zich te concentreren op taken die meer waarde toevoegen.
Orderintake automatiseren zonder de klantervaring te veranderen
Koninklijke Dekker is een samenwerking aangegaan met Lleverage om te onderzoeken hoe AI-automatisering de orderontvangst kan stroomlijnen. Het doel was eenvoudig: het handmatige werk dat nodig is om bestellingen te begrijpen en in te voeren verminderen, zonder klanten te dwingen de manier waarop ze ze indienen te wijzigen.
Omdat Lleverage zowel het platform als de managed services verzorgt, hoefde het team van Mart niet alles zelf uit te zoeken. Samen hebben we het orderverwerkingsproces in kaart gebracht, de automatisering van echte binnenkomende bestellingen getest en workflows ontwikkeld die bestelgegevens vanuit elk formaat konden lezen en interpreteren.
De geautomatiseerde order nu:
- Leest PDF's, spreadsheets en e-mailteksten
- Extraheert orderregels en klantspecifieke gegevens
- Stuurt schone en correct order gegevens rechtstreeks naar het ERP systeem
- Markeert onduidelijke items voor snelle menselijke beoordeling
Het interne verkoopteam houdt de touwtjes in handen en hoeft niet langer elke binnenkomende bestelling handmatig te ontcijferen.
Gebouwd voor internationale activiteiten
Dekker verwerkt grote hoeveelheden bestellingen van klanten met verschillende formaten, terminologie en specificaties.
De AI van Lleverage past zich aan klantspecifieke taal en bestelgewoonten aan, waardoor de oplossing geschikt is voor bedrijven die internationale en multi-markten klantenbestanden bedienen zonder de operationele complexiteit te vergroten.
Geïntegreerd met Microsoft Dynamics 365 Business Central
De AI-agent van Lleverage is rechtstreeks geïntegreerd met Dekker's ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Zodra een bestelling is geëxtraheerd en gevalideerd, controleert het systeem automatisch producten, beschikbaarheid en prijzen voordat de bestelling wordt aangemaakt in Business Central. Alleen uitzonderingen met weinig vertrouwen worden gemarkeerd voor menselijke beoordeling, waardoor snelheid wordt gegarandeerd zonder de controle te verliezen.
Dit doet drie cruciale dingen:
- Benoemt het ERP duidelijk (geen dubbelzinnigheid)
- Bevestigt dat dit de registratiesysteem
- Verzekert operatieteams dat mensen op de hoogte blijven
Een soepeler proces, minder fouten en meer tijd voor klanten
Zelfs in een traditionele markt verwerkt Dekker de orderontvangst nu veel sneller en nauwkeuriger.
Het interne verkoopteam zit niet langer vast door het herhaaldelijk invoeren van gegevens en de reactietijden van klanten zijn verbeterd. Het bedrijf heeft ook het risico op handmatige interpretatiefouten verkleind, wat voorheen leidde tot herbewerking of heen-en-weer met klanten.
Het belangrijkste is dat de verandering de langetermijnvisie van Dekker ondersteunt: concurrerend blijven voor de volgende eeuw door slimmer te werken, niet harder.
Zoals Mart het zegt, is het verbinden van „het bedrijf, het proces en de technologie” precies wat een 140 jaar oud bedrijf vooruit helpt.
Beveiliging en gegevensbescherming op ondernemingsniveau
De ordergegevens van Dekker worden verwerkt binnen de beveiligde Europese infrastructuur van Lleverage. Klantgegevens blijven standaard in Europa, zijn AVG-conform en worden nooit opgeslagen of gebruikt om AI-modellen van derden te trainen.
Vooruitblik: meer processen om te automatiseren, meer tijd om te verbeteren
Dit project is nog maar het begin. Het team van Dekker ziet nu duidelijke mogelijkheden om andere tijdrovende backoffice processen te automatiseren, van administratieve workflows tot logistieke coördinatie.
Door te beginnen met de orderintake heeft het bedrijf een schaalbare basis gecreëerd die groei ondersteunt, de servicenormen beschermt en de organisatie voorbereidt op de volgende generatie.
