Hoe Topa Bathroom Products meer dan 90% van zijn orderverwerking automatiseerde met AI

Topa Bathroom Products is een Nederlandse importeur en groothandel in badkamerproducten, die ongeveer 700 klanten in Nederland bedient. Met een compact team en een groot volume aan inkomende orders in alle mogelijke formaten — gewone tekst-e-mails, pdf's, csv's en Excel-bestanden — was het orderintakeproces een echte operationele bottleneck geworden.

Bryan van Ingen, Operations Director bij Topa, werkt al tien jaar aan het opbouwen en verbeteren van de dagelijkse bedrijfsvoering. Toen duidelijk werd dat handmatige orderinvoer een onevenredig groot deel van de teamcapaciteit opslokte, begon hij naar een slimmere oplossing te zoeken.

We spraken met Bryan over hoe Topa is gegaan van bijna vier voltijdse medewerkers die de hele dag orders handmatig invoerden naar een AI-agent die het overgrote deel van dat werk automatisch afhandelt — en wat die verandering heeft betekend voor het bedrijf.

Bijna 4 FTE's, uitsluitend bezig met orderinvoer

Topa ontvangt orders van zo'n 700 klanten, elk met hun eigen voorkeursformaat en manier van werken. Voor de samenwerking met Lleverage moest elk inkomend order handmatig worden gelezen, geïnterpreteerd en door een teamlid ingevoerd in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

"We hadden vier en een half medewerker — ongeveer 3,8 voltijdsequivalenten — die de hele dag bezig waren met het handmatig invoeren van elk order in ons Business Central ERP." – Bryan van Ingen, Operations Director

Dit zorgde voor een knelpunt dat alleen maar groter werd naarmate het volume toenam. Elke uitzondering — een ontbrekend commissienummer, een onbekende artikelcode, een deelorder — vereiste dat iemand stopte om het handmatig af te handelen. Het team besteedde zijn capaciteit aan gegevensinvoer in plaats van klantgerichte werkzaamheden.

De oplossing via een bekend verhaal

Bryan ontdekte Lleverage via het klantverhaal van Koninklijke Dekker. Zodra hij begon te kijken, herkende hij de situatie direct.

"Binnen de eerste 20 seconden dacht ik: dit is precies waar wij mee worstelen." – Bryan van Ingen, Operations Director

De uitdaging van Topa leek bijna precies op die van Dekker: hoge ordervolumes, inconsistente formaten en een team dat veel te veel tijd kwijt was aan interpretatie en handmatige invoer. Na contact op te nemen met Lleverage bleek al snel dat het team het probleem grondig begreep — en het al eerder had opgelost.

"Ik geloof dat jullie waarschijnlijk de beste zijn in Nederland als het gaat om workflowautomatisering." – Bryan van Ingen, Operations Director

Een AI-agent die elk order leest, in elk formaat

Samen bouwden Topa en Lleverage een AI-agent die de orderinbox van Topa continu bewaakt. Wanneer een order binnenkomt — of het nu een gewone tekst-e-mail, een pdf, een csv of een Excel-bestand is — leest de agent het, extraheert de relevante informatie en maakt de verkooporder rechtstreeks aan in Business Central via API.

De agent extraheert en verwerkt automatisch:

• Klantgegevens en afleveradres
• Gevraagde leverweek
• Extern documentnummer
• Alle orderregels

De agent verwerkt ook uitzonderingslogica die anders bij het team terecht zou komen. Wanneer een commissienummer ontbreekt, stelt de agent de juiste antwoord-e-mail op. Wanneer een artikelcode niet wordt herkend, markeert hij het voor menselijke review. Elke verwerkte e-mail wordt automatisch gelabeld als "AI Processed" in Outlook, waardoor de inbox georganiseerd blijft en het team de controle houdt — zonder extra inspanning.

Een snelle implementatie — en een vertrouwde partner

Het project verliep snel, en voor Bryan was de kwaliteit van de samenwerking net zo belangrijk als de technologie zelf.

"Milos werd als een vriend. Ik kon hem op elk moment bereiken, en hij reageerde binnen een paar uur." – Bryan van Ingen, Operations Director

Het Lleverage-team paste de agent aan op de specifieke klantenbasis en uitzonderingen van Topa — elke nieuwe regel of uitzondering die aan de logica van de agent werd toegevoegd, blijft er permanent in, zonder onderhoud van Topa's kant.

"Jullie hebben alles waargemaakt. We dachten zoveel complexiteiten te hebben, maar je kunt een agent alles vertellen en hij onthoudt het. Voor altijd." – Bryan van Ingen, Operations Director

+90% van de orders automatisch verwerkt, in seconden

Vanaf het moment dat de agent live ging, was de impact direct merkbaar. Vandaag de dag wordt meer dan 90% van alle inkomende orders rechtstreeks in Business Central verwerkt zonder handmatige invoer. Voor sommige klanten is de snelheid opvallend: zij ontvangen hun orderbevestiging binnen 30 seconden nadat ze hun e-mail hebben verzonden.

"Sommige klanten ontvangen hun orderbevestiging binnen 30 seconden." – Bryan van Ingen, Operations Director

De teamleden die eerder hun dagen besteedden aan orderinvoer zijn volledig herplaatst in rollen die beter aansluiten bij hun capaciteiten. Een medewerker — die eerder zo'n 20 uur per week kwijt was aan handmatige invoer — plant nu voltijds servicemonteurs in. Een ander is overgestapt naar een after-salesrol en werkt nu rechtstreeks met klanten aan betekenisvollere werkzaamheden.

"Het is als het aannemen van een extra collega — maar deze collega is erg slim, wordt zelden ziek en heeft weinig emoties om te managen." – Bryan van Ingen, Operations Director

Achterstand na de feestdagen? Binnen één dag opgelost

Eén moment illustreert de omvang van de verandering beter dan welke statistiek dan ook. Aan het einde van elk jaar staat Topa doorgaans voor een aanzienlijke achterstand wanneer het kantoor na de vakantieperiode heropent — historisch gezien vereist dat tot twee weken overwerk om bij te komen.

Na de livegang van de AI-agent keerde het team terug van de vakantie om alles al verwerkt en bijgewerkt te vinden.

"Aan het einde van maandag waren we volledig bijgewerkt. De manager stond versteld." – Bryan van Ingen, Operations Director

Enterprise-grade beveiliging & gegevensbescherming

De orderdata en klantcommunicatie van Topa worden veilig verwerkt binnen de Europese infrastructuur van Lleverage. Alle gegevens blijven standaard in Europa, zijn volledig AVG-compliant en worden nooit opgeslagen of gebruikt om AI-modellen van derden te trainen — zodat het Topa-team erop kan vertrouwen dat automatisering groei ondersteunt zonder de privacy van klanten in gevaar te brengen.

Een kleine investering met een aanzienlijk rendement

Bryan is direct over de businesscase: de kosten van de AI-agent zijn een fractie van wat het zou kosten om gelijkwaardig personeel aan te nemen — en hij levert meer consistentie, meer snelheid en geen ziekteverzuim.

"Een relatief kleine investering met een heel aanzienlijk rendement... en eerlijk gezegd is het eigenlijk een heel goedkope optie gezien de waarde die je ervoor terugkrijgt." – Bryan van Ingen, Operations Director

Wat begon als een efficiëntieprobleem, is uitgegroeid tot een concurrentievoordeel. Topa kan nu groeiende ordervolumes verwerken zonder extra personeel aan te nemen, klanten sneller dan voorheen bedienen en het team de ruimte geven om te focussen op werk dat echt menselijke aandacht vereist.

Vooruitblik

Nu de orderintake-agent live is en resultaten levert, verkent Topa al waar AI-automatisering nog meer het verschil kan maken. De basis is solide: een bewezen Business Central-integratie, een betrouwbare partner en een team dat uit eigen ervaring weet wat automatisering kan doen.

Voor Bryan heeft de ervaring de manier waarop de organisatie naar complexiteit kijkt fundamenteel veranderd — en wat er mogelijk is.

"Jullie hebben alles waargemaakt. We dachten zoveel complexiteiten te hebben, maar je kunt een agent alles vertellen en hij onthoudt het. Voor altijd." – Bryan van Ingen, Operations Director