Kundenbestellungen in AFAS Profit,
vor dem Anlegen gelesen und geprüft
Für das Order Management in AFAS setzt Lleverage einen AI Agent auf Ihr gemeinsames Bestellpostfach. Er liest jede Bestellung aus E-Mail, PDF oder Excel, findet Kunde und Artikel in AFAS Profit, prüft Preis, Bestand und Kredit und legt den Verkaufsauftrag an. Die Sperren von Profit gelten weiter, Ausnahmen warten mit Begründung auf eine Person.
Wie funktioniert AFAS Order Management mit einem AI Agent?
In AFAS Profit ist ein Auftrag ein Sales order im Bereich Order Management: ein Kunde (in Profit der Sales contact), eine Lieferadresse, ein Wunschliefertermin, die Bestellreferenz des Kunden und Positionen mit Artikeln. Sobald der Auftrag angelegt ist, reserviert Profit den verkauften Bestand. Der Agent füllt genau diese Felder aus der Bestellung Ihres Kunden, in 4 Schritten.
Die Bestellung des Kunden lesen
Ein E-Mail-Text, eine Bestellung als PDF oder eine Tabelle kommt im gemeinsamen Postfach an. Der Agent holt heraus, wer bestellt, die Lieferadresse, den Wunschtermin, die Bestellreferenz des Kunden und jede Position, jeweils mit einem Konfidenzwert.
Kunde und Artikel zuordnen
Der Absender wird dem Sales contact in Profit zugeordnet, eine abweichende Lieferadresse einer bekannten Adresse dieses Kunden und jede Position einem Artikelcode. Passt eine Beschreibung auf mehr als 1 Artikel, hält der Agent die Position für eine Person zurück.
Preis, Bestand und Kredit prüfen
Der Agent vergleicht jeden Preis mit dem, was Profit für diesen Kunden hinterlegt hat, Preisvereinbarungen eingeschlossen, und jede Menge mit dem Bestand im Lager, aus dem Sie liefern. Er prüft auch das Kreditlimit, damit ein Auftrag, den Profit sperren würde, vorher auffällt.
Den Verkaufsauftrag anlegen und bestätigen
Der Verkaufsauftrag entsteht in AFAS Profit mit der Bestellreferenz des Kunden. Damit ist der Bestand reserviert, und der Lieferschein folgt wie gewohnt. Die Auftragsbestätigung geht an den Kunden zurück.
Was ändert sich für einen Innendienst mit AFAS Profit?
Heute liest jemand jede Bestell-E-Mail, öffnet Order Management in Profit und tippt die Positionen ab, oder baut die Datei so um, dass der Import sie nimmt. Übernimmt das der Agent, ist der Bestand reserviert, sobald die Bestellung eintrifft, Kunden bekommen ihre Bestätigung früher, und Ihr Innendienst behält die Aufträge, bei denen jemand entscheiden muss.
Mehr erfahrenBeispieldaten
So wird aus einer PDF-Bestellung ein Verkaufsauftrag in AFAS Profit
Um 07:14 kommt die PDF-Bestellung eines Kunden im gemeinsamen Postfach an. Der Agent liest sie und legt daraus in Profit einen Verkaufsauftrag an.
Beispieldaten
Was prüft der Agent in AFAS Profit, bevor ein Auftrag angelegt wird?
Der Agent prüft Artikelcodes, Preisvereinbarungen, Lagerbestand und Kreditlimit in Profit, bevor er etwas schreibt, und jede Prüfung hat ihre eigene Einstellung. Aufträge, die alle Prüfungen bestehen, werden von selbst zu Verkaufsaufträgen. Der Rest wartet mit Begründung auf die Person, die Sie bestimmen.
Beispieldaten
- Artikel bekannt
- Bestand und Termin
- Preis laut Vertrag
- Kreditstatus
- Verkaufsauftrag angelegt
AFAS Profit - Bestätigung versendet
In 28 s - Bestand reserviert
Lager
- Preis weicht vom Vertrag ab
Vertrieb - Unter 98 % sicher
Innendienst - Kreditsperre
Kreditmanagement
Die Auftragswerkzeuge von AFAS Profit neben Lleverage
AFAS Profit bietet manuelle Erfassung, einen CSV-Import, empfangene EDI-Aufträge, Auftragssperren und eine REST API für Verkaufsaufträge. Die AI von AFAS heißt Jonas und arbeitet in Workflows. Wir haben das AFAS Help Center, afas.nl und die Lleverage-Dokumentation am 30. Oktober 2026 gelesen.
| AFAS Profit allein | Lleverage | |
|---|---|---|
| Bestellungen per E-Mail oder PDF | Das Help Center beschreibt, wie man einen Verkaufsauftrag von Hand anlegt, eine Datei importiert und empfangene EDI-Aufträge verarbeitet. Ein eigenes PDF oder eine Bestell-E-Mail des Kunden als Verkaufsauftrag einzulesen, ist dort nicht beschrieben. | Ja: Der Agent liest E-Mail-Text, PDF, Excel, CSV und Portalexporte aus dem gemeinsamen Postfach, jeweils im Layout des Kunden, sobald sie ankommen. |
| Tabellen von Kunden | Import a sales order liest eine CSV-Datei, zum Beispiel aus Excel, über eine Importdefinition unter Order Management, Management. Unterscheiden sich 2 aufeinanderfolgende Zeilen in einem Kopffeld wie Liefertermin oder Bestellreferenz, entstehen getrennte Aufträge. | Ja: Der Agent nimmt die Tabelle so, wie der Kunde sie schickt, mit dessen Spalten und Artikelcodes, und überträgt sie selbst in den Verkaufsauftrag. |
| EDI-Aufträge | In Profit eingebaut: Empfangene EDI-Aufträge werden unter Order Management, Sales process in Verkaufsaufträge umgewandelt. Eine Zeile mit fehlenden Daten hält den Auftrag zurück, bis jemand sie ergänzt oder löscht. | EDI-Aufträge laufen weiter direkt in Profit. Der Agent übernimmt die Bestellungen, die als E-Mail, PDF oder Tabelle kommen. |
| AI in AFAS | Jonas analysiert Workflowdaten, füllt Workflowfelder, entwirft Antworten, erkennt Belege von Spesenabrechnungen in Pocket und hilft bei der Bewertung von Lieferantenangeboten. Eine Jonas-Aufgabe für Kundenbestellungen oder Verkaufsaufträge nennt AFAS nicht. | Ja: ein AI Agent für den Innendienst, der die Bestellung liest, zuordnet, prüft und als Verkaufsauftrag anlegt. Seine Skills werden durch die Bewertungen Ihres Teams besser, und jede Änderung gibt eine Person frei. |
| Prüfungen, bevor der Auftrag existiert | Das Erfassungslayout kann eine Überschreitung des Kreditlimits melden oder den Auftrag sperren. Ein Auftrag lässt sich auch bei zu niedrigem oder zu hohem Betrag sperren, oder jeder Auftrag wartet, bis eine berechtigte Person ihn freigibt. | Ja: Artikel, Preis laut Preisvereinbarung, Bestand und Kredit werden geprüft, bevor etwas geschrieben wird, jede Prüfung mit eigener Einstellung. Danach greifen die Sperren von Profit weiterhin. |
| Aufträge, die eine Person brauchen | Die Aktion Blocks zeigt, welche Sperren aktiv sind. Jemand ändert den Auftrag, oder eine Person mit Recht auf die Aktion Release of order gibt ihn frei. Für einen gesperrten Auftrag entsteht kein Lieferschein. | Ja: Der Auftrag wartet im Requests-Postfach auf die Person, die Sie bestimmen, mit Position, Prüfung und dem Wortlaut des Kunden. Sie kann in Teams antworten, und der Agent arbeitet mit der Antwort weiter. |
| Selbst auf der AFAS API bauen | Der UpdateConnector FbSales der Profit REST API legt Verkaufsaufträge an, ändert und löscht sie. Aufrufbar sind nur Konnektoren, die im App connector aktiviert sind, mit einem AfasToken. Eine Anfrage, die eine Geschäftsregel verletzt, lehnt Profit ab. | Ja: Unsere Engineers binden den Agent gemeinsam mit Ihrem Team an AFAS Profit an, wo nötig als individuelle Integration. Er füllt dieselben Felder wie Ihr Innendienst, also prüft Profit ihn genauso. |
| Auftragsbestätigung | Eine Person druckt einen Auftragsbericht für den Kunden, schickt einen ausgewählten Auftrag mit der Aktion E-mail als PDF oder versendet mehrere ausgewählte Aufträge auf einmal. | Ja: Die Bestätigung geht an den Kunden, sobald der Verkaufsauftrag angelegt ist, ohne dass jemand ihn auswählen muss. |
| Passt am besten, wenn | Die meisten Aufträge per EDI oder als CSV kommen, die Sie bereits importieren, oder ohnehin jemand jeden Auftrag am Bildschirm prüft. | Kunden in eigenen PDFs, Tabellen und E-Mails bestellen und jemand im Innendienst diese heute in Profit abtippt. |
Wir denken, dass AFAS Profit allein reicht, wenn Ihre Aufträge per EDI oder als Datei kommen, die Sie schon importieren: Die Sperren und die Bestandsreservierung haben Sie dann bereits. Wir denken, dass Lleverage passt, wenn Ihr Innendienst den Tag damit verbringt, PDFs, Tabellen und E-Mails von Kunden abzutippen. Mehr dazu in unserem Leitfaden zur automatischen Auftragserfassung.
Unsere Engineers richten den Agent mit Ihnen ein.
Mit allem, was er lernt, übernimmt er mehr vom Innendienst.
Forward deployed engineers bauen den ersten Auftragsablauf mit Ihrem Innendienst und binden ihn an AFAS Profit an, sodass die ersten Aufträge innerhalb weniger Wochen vom Tisch sind. Danach automatisiert der Agent schrittweise: Jede Korrektur bringt ihm Ihre Kunden, deren Formate und deren Artikelcodes bei, und immer weniger Verkaufsaufträge brauchen jemanden, der hinsieht.
Sie arbeiten mitten in Ihrem Betrieb, erfassen mit Ihrem Innendienst jedes Kundenformat und jede Ausnahme, legen gemeinsam die Konfidenzschwelle fest und bleiben nach dem Go-live bei Ihrem Team, auch wenn sich Kunden und Produkte ändern.
Postfach, ERP-Anbindung, Prüfungen und Protokoll konfigurieren Sie selbst. Unsere Dokumentation und unser Support stehen hinter Ihrem Team, und ein Engineer ist jederzeit nur einen Anruf entfernt.
Sprechen Sie mit uns über beide Wege ↗Häufige Fragen zu AFAS Order Management
Hat AFAS eine eigene AI, die Kundenbestellungen liest?
Nein. Jonas, die AI von AFAS, arbeitet in den Workflows von Profit: Sie analysiert Daten, füllt Workflowfelder, entwirft Antworten und hilft bei Lieferantenangeboten. Eine Aufgabe für Kundenbestellungen nennt AFAS nicht. Aufträge kommen von Hand, per CSV-Import, als EDI oder über die API in Profit. Das Lesen von E-Mails und PDFs ergänzt der Agent.
Können wir die Auftragserfassung selbst auf der REST API von AFAS Profit bauen?
Ja, wenn Sie Entwickler haben. Der UpdateConnector FbSales legt Verkaufsaufträge an, ändert und löscht sie, sobald er in einem App connector aktiviert ist, und Profit lehnt Anfragen ab, die eine Geschäftsregel verletzen. Er erwartet strukturierte Felder. Das PDF oder die E-Mail jedes Kunden zu lesen und die Artikel zuzuordnen, bleibt Ihrem Code überlassen.
Was passiert mit den EDI-Aufträgen, die wir schon empfangen?
Für sie ändert sich nichts. Profit wandelt empfangene EDI-Aufträge selbst in Verkaufsaufträge um, und eine Zeile mit fehlenden Daten hält den Auftrag zurück, bis jemand sie ergänzt. Der Agent kümmert sich um den Rest: PDFs, Tabellen und Positionen in einer normalen E-Mail, von Kunden, die nie EDI mit Ihnen einrichten werden.
Was passiert, wenn ein Auftrag das Kreditlimit in AFAS überschreitet?
Der Agent prüft den Kredit, bevor er den Auftrag schreibt. Ein solcher Auftrag wartet auf die Person, die Sie bestimmen, mit Betrag und Limit, und Ihre Regeln entscheiden, ob er weitergeht. Profit behält seine eigene Prüfung im Erfassungslayout, und nur wer das Recht auf Release of order hat, gibt einen gesperrten Auftrag frei.
Wie wird Lleverage an AFAS Profit angebunden?
AFAS Profit steht auf unserer Seite zu Integrationen, und unsere Engineers richten die Anbindung mit Ihrem AFAS-Administrator ein. Auf der Seite von AFAS ruft eine externe Anwendung nur Konnektoren auf, die in einem App connector aktiviert sind. Der Agent füllt denselben Verkaufsauftrag wie Ihr Innendienst, also reserviert Profit Bestand und wendet Sperren an wie sonst auch.
Wie schnell stehen die ersten Verkaufsaufträge in AFAS?
Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen unter Aufsicht. Unsere forward deployed engineers beginnen mit den Kunden, die am meisten bestellen. Jemand aus Ihrem Innendienst kann dem Agent in einem Call mit geteiltem Bildschirm zeigen, wie ein Auftrag in Profit erfasst wird. Anfangs prüft eine Person jeden Verkaufsauftrag mit.
Weitere Prozesse im Backoffice
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Vom Einkauf bis zur ZahlungSource & ProcureRechnungen, Bestellungen und Bestätigungen, dort gebucht, wo sie hingehören.
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Von der Prognose zur ProduktionPlan & ProduceDer Plan passt sich an, wenn sich die Lage ändert.
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Vom Auftrag bis zur LieferungDeliver & SupportKunden bekommen Antworten mit vollem Kontext, in ihrem eigenen Kanal.
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Kreditoren & DebitorenPay & CollectRechnungen abgeglichen, und nur echte Abweichungen gehen an eine Person.
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StammdatenGovern & EnableStammdaten sauber und in jedem System gleich.