SAP Auftragserfassung automatisieren,
jede Position geprüft
Lleverage automatisiert die Auftragserfassung in SAP S/4HANA mit einem AI Agent. Er macht aus Bestellungen per E-Mail, PDF, Excel und Portal Kundenaufträge und prüft Materialien, Preise, Mengen und Liefertermine gegen SAP, bevor der Auftrag angelegt wird. Danach geht die Auftragsbestätigung an den Kunden. Ausnahmen landen mit Begründung im Vertriebsinnendienst.
Wie automatisieren Sie die Auftragserfassung in SAP ohne EDI?
Die meisten Kunden werden nie ein IDoc schicken. Die automatische Auftragserfassung in SAP mit einem AI Agent beginnt deshalb bei den Bestellungen, die tatsächlich kommen, und erledigt in 4 Schritten, was Ihr Innendienst heute von Hand in VA01 erfasst.
Die Bestellung so annehmen, wie sie kommt
Eine E-Mail, eine Bestellung als PDF, eine Tabelle oder ein Portalexport. Der Agent holt sie aus dem gemeinsamen Postfach. Niemand lädt eine Datei hoch oder gibt vorher einen Buchungskreis ein.
Auftraggeber, Warenempfänger und Materialien finden
Der Kunde wird dem Auftraggeber und dem Warenempfänger in SAP zugeordnet, jede Position einem Material. Das gelingt auch bei Positionen, die nur die eigene Artikelnummer des Kunden tragen.
Preis, Menge und Liefertermin prüfen
Jede Position wird mit dem Preis verglichen, den SAP für diesen Kunden führt, mit Mengeneinheit und Menge und mit der Frage, ob der Wunschliefertermin zu halten ist. Erst danach schreibt der Agent etwas in SAP.
Den Kundenauftrag anlegen und bestätigen
Der Kundenauftrag wird mit dem richtigen Vertriebsbereich und der richtigen Auftragsart angelegt, SAP führt seine eigenen Prüfungen aus, und die Auftragsbestätigung geht an den Kunden.
Was ändert sich für den Vertriebsinnendienst?
Wenn Aufträge von selbst laufen, wartet der Vertrieb nicht mehr darauf, wie schnell der Innendienst in VA01 tippt. Kunden haben ihre Bestätigung früher, das Lager bekommt saubere Aufträge, und Ihre Leute kümmern sich um Kunden und um die Aufträge, bei denen es auf Erfahrung ankommt.
Mehr erfahrenEin Auftrag in SAP, von Anfang bis Ende.
Um 07:14 kommt eine Bestellung im gemeinsamen Postfach an. Niemand fasst sie an. Das macht der Agent damit.
Was prüft der Agent in SAP, bevor er den Auftrag anlegt?
Materialien, Preis, Menge, Liefertermin und Kredit werden gegen SAP geprüft, bevor etwas geschrieben wird, und jede Prüfung hat ihre eigene Einstellung. Aufträge, die bestehen, werden von selbst angelegt. Der Rest wartet mit Begründung auf die Person, die Sie bestimmen.
- Artikel bekannt
- Bestand und Termin
- Preis laut Vertrag
- Kreditstatus
- Kundenauftrag angelegt
SAP - Bestätigung versendet
In 28 s - Bestand reserviert
Lager
- Preis weicht vom Vertrag ab
Vertrieb - Unter 98 % sicher
Innendienst - Kreditsperre
Kreditmanagement
Die Extraktions-Apps von SAP oder Lleverage: was passt wann?
SAP liefert 2 Apps, die aus einer Bestelldatei einen Kundenauftrag machen: Kundenaufträge anlegen mit automatischer Extraktion (F4920) und, in S/4HANA Cloud Public Edition, mit KI-gestützter Extraktion (F8947). Wir haben das SAP Help Portal für beide am 7. Oktober 2026 auf Deutsch gelesen, und jede Aussage in der mittleren Spalte stammt von diesen Seiten.
| Die Extraktions-Apps von SAP | Lleverage | |
|---|---|---|
| Wie eine Bestellung hereinkommt | Ein Vertriebsmitarbeiter im Innendienst lädt jede Bestelldatei in der App hoch, nachdem ein Buchungskreis eingegeben wurde. Pro Datei entsteht 1 Kundenauftragsanforderung. In S/4HANA on-prem kann optional ein Bot in SAP Intelligent RPA die Anforderungen aus E-Mail-Anlagen anlegen (Umfangsbestandteil 5LT). | Der Agent holt Bestellungen aus dem gemeinsamen Postfach, sobald sie eintreffen. Niemand lädt etwas hoch. |
| Dateien und Sprache | PDF- und Bildformate, bei der KI-gestützten Extraktion PDF, JPG, JPEG, TIF, TIFF und PNG. Tabellen und E-Mail-Text werden nicht genannt. Bei der automatischen Extraktion muss die Bestellsprache Englisch oder Deutsch sein. | E-Mail-Text, PDF, Excel, CSV und Portalexporte. Kunden bestellen weiter so wie heute. |
| Was dabei herauskommt | Eine Kundenauftragsanforderung, laut SAP im Wesentlichen ein Kundenauftragsentwurf. Ein Mitarbeiter ergänzt sie, kann die Auftragserstellung simulieren und wandelt sie dann in einen Kundenauftrag um. | Ein Kundenauftrag in SAP für jede Bestellung innerhalb Ihrer Regeln. Alles andere wartet als Ausnahme auf die Person, die Sie bestimmen. |
| Stammdaten | Schlägt Auftraggeber, Warenempfänger und Produkt anhand der extrahierten Daten vor. Die Vorschlagsregeln lassen sich mit eigener Logik (einem BAdI) anpassen. | Ordnet Kunden und Materialien zu, auch die eigenen Artikelnummern Ihrer Kunden, und lernt aus jeder Korrektur Ihres Innendienstes. |
| Prüfungen, bevor der Auftrag existiert | Prüft die Vollständigkeit: Auftraggeber, Vertriebsbereich, Kundenauftragsart, Produkt, Wunschmenge und Mengeneinheit. Der Warenempfänger ist standardmäßig kein Mussfeld, SAP empfiehlt ihn zu prüfen. Eine Simulation zeigt Fehler wie einen Bestandsmangel. | Artikel, Bestand und Termin, Preis laut Vertrag und Kreditstatus, jeweils mit eigener Einstellung, bevor der Auftrag angelegt wird. |
| Auftragsarten | Eine begrenzte Anzahl von Kundenauftragsarten. | Auftragserfassung, Angebote und Auftragsbestätigungen in einem Ablauf, mit unseren Engineers um Ihre Auftragsarten herum aufgesetzt. |
| Bestätigung an den Kunden | Auf den Hilfeseiten der Apps nicht beschrieben. | Geht an den Kunden, sobald SAP den Auftrag annimmt. |
| Verfügbarkeit | Die automatische Extraktion gibt es ab SAP S/4HANA 2021, die KI-gestützte Extraktion in S/4HANA Cloud Public Edition. Beide laufen innerhalb von SAP und werden über die Umfangsbestandteile von SAP eingerichtet, ohne zusätzlichen Anbieter. | SAP S/4HANA und SAP ECC, auch on-prem. Ein fester Monatspreis pro Agent, die Anbindung inklusive. |
| Passt am besten, wenn | Bestellungen als PDF oder Bild in überschaubarer Zahl kommen und ein Mitarbeiter ohnehin jede einzelne in SAP ansieht. | Bestellungen per E-Mail in vielen Formaten kommen und die sauberen angelegt werden sollen, ohne dass jemand sie öffnet. |
Wir denken, dass die Apps von SAP ein sinnvoller erster Schritt sind, wenn Sie auf S/4HANA arbeiten und ohnehin jemand jede Bestellung ansieht: Der Entwurf liegt in SAP, und es kommt kein weiterer Anbieter dazu. Wir denken, dass Lleverage passt, wenn das Hochladen, Prüfen und Nachfassen rund um den Auftrag wegfallen soll, für jedes Format, das Ihre Kunden schicken. Mehr dazu im Beitrag was eine Bestellung per E-Mail kostet.
Unsere Engineers richten den Agent mit Ihnen ein.
Mit allem, was er lernt, übernimmt er mehr vom Innendienst.
Forward deployed engineers bauen den ersten Auftragsablauf mit Ihrem Innendienst und binden ihn an SAP an, S/4HANA oder ECC. So ist der Innendienst schon in den ersten Wochen Aufträge los, nicht erst am Ende eines Projekts. Danach automatisiert der Agent schrittweise: Jede Korrektur bringt ihm Ihre Kunden, deren Formate und deren Artikelnummern bei, und immer weniger Kundenaufträge brauchen jemanden, der hinsieht.
Sie arbeiten mitten in Ihrem Betrieb. Mit Ihrem Innendienst erfassen sie jedes Kundenformat und jede Ausnahme, legen gemeinsam die Konfidenzschwelle fest und bleiben dabei, wenn sich Kunden und Produkte ändern. So haben Sie ein Team, das Ihren Betrieb kennt, statt einer Lizenz mit Handbuch.
Postfach, ERP-Anbindung, Prüfungen und Protokoll konfigurieren Sie selbst. Unsere Dokumentation und unser Support stehen hinter Ihrem Team, und ein Engineer ist jederzeit nur einen Anruf entfernt.
Sprechen Sie mit uns über beide Wege ↗Häufige Fragen zur Auftragserfassung in SAP
Ersetzt das EDI?
Nein, und das muss es auch nicht. Kunden, die EDI oder IDocs schicken, machen das weiter. Wir denken, der Gewinn liegt bei den Bestellungen, die nie per EDI kommen werden: E-Mails, PDFs und Tabellen von Kunden, die zu klein oder zu unterschiedlich für eine Anbindung sind. Der Agent macht daraus denselben Kundenauftrag in SAP.
Funktioniert das auch mit SAP ECC?
Ja. Lleverage arbeitet mit SAP S/4HANA und mit SAP ECC, in der Cloud oder auf Ihren eigenen Servern. Systeme hinter Ihrer Firewall erreicht der Agent, ohne sie zum Internet zu öffnen, und zwar mit den Rechten, die eine Person im Innendienst hat. Unsere Engineers richten die Anbindung mit Ihrem SAP-Team ein. Mehr zu Integrationen.
Welche Bestellformate kann der Agent lesen?
E-Mail-Text, PDF, Excel, CSV und Portalexporte, auch eine Datei auf einem Netzlaufwerk oder in einem Kundenportal mit Login. Ihre Kunden bestellen weiter wie gewohnt. Die Extraktions-Apps von SAP nennen nur PDF- und Bilddateien (SAP Help Portal, gelesen am 7. Oktober 2026), deshalb zeigt sich der Unterschied zuerst bei Tabellen.
Hat SAP keine eigene KI für die Auftragserfassung?
Doch. In S/4HANA Cloud Public Edition liest die App Kundenaufträge anlegen mit KI-gestützter Extraktion Bestellungen mit SAP Document AI. Pro Datei entsteht eine Kundenauftragsanforderung, die ein Mitarbeiter ergänzt und in einen Kundenauftrag umwandelt. Wir denken, das funktioniert gut, wenn ohnehin jemand jede Bestellung ansieht und Ihre Kunden PDFs schicken.
Wie werden Artikelnummern der Kunden den Materialien zugeordnet?
Der Agent ordnet jede Position einem Material in SAP zu, und Artikelnummern sind eine Prüfung mit eigener Einstellung. Eine unbekannte Nummer wird nicht geraten: Die Position wartet mit Begründung auf die Person, die Sie bestimmen. Jede Korrektur Ihres Innendienstes wird Teil Ihres company brain, sodass die Nummern beim nächsten Auftrag stimmen.
Wie lange dauert es, bis die ersten Aufträge in SAP stehen?
Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen unter Aufsicht. Forward deployed engineers bauen den ersten Ablauf mit Ihrem Innendienst auf echten Bestellungen und binden ihn an SAP an. Danach läuft er im Hintergrund, sobald die Zahlen das tragen. Sie zahlen einen festen Monatspreis pro Agent, die Anbindung inklusive.
Der Rest des Backoffice.
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Vom Einkauf bis zur ZahlungSource & ProcureRechnungen, Bestellungen und Bestätigungen, dort gebucht, wo sie hingehören.
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Von der Prognose zur ProduktionPlan & ProduceDer Plan passt sich an, wenn sich die Lage ändert.
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Vom Auftrag bis zur LieferungDeliver & SupportKunden bekommen Antworten mit vollem Kontext, in ihrem eigenen Kanal.
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Kreditoren & DebitorenPay & CollectRechnungen abgeglichen und echte Abweichungen markiert. Der Rest bleibt unberührt.
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StammdatenGovern & EnableStammdaten sauber und in jedem System gleich.