Factuurverwerking in SAP Business One,
getoetst aan de goods receipt PO
Factuurverwerking in SAP Business One met een AI agent: Lleverage leest inkoopfacturen uit de financiële inbox, legt elke regel naast de inkooporder en de goods receipt PO, en geeft de match aan je team door om als A/P invoice te boeken als alles klopt. Een tekort of een nieuwe prijs gaat naar finance, en elke betaling geeft een mens vrij.
Zo werkt factuurverwerking in SAP Business One met een agent
In Business One voegt het magazijn een goods receipt PO toe zodra de goederen binnen zijn, en de A/P invoice hoort daarop gebaseerd te zijn. Nu typt iemand van de crediteurenadministratie elke inkoopfactuur over en vergelijkt hem met het oog met de ontvangst. Business One hoort niet bij onze kant-en-klare koppelingen, dus onze engineers koppelen het als custom integration. Daarna doet de agent het werk in 4 stappen. Meer over driewegmatching.
De factuur lezen en de leverancier vinden
Een pdf, een scan of een doorgestuurde e-mail komt binnen in de financiële inbox. De agent leest de leverancier, het factuurnummer, de orderreferentie, de btw en elke regel, elk met een zekerheid, en zoekt de leverancier op in de business partner-stamgegevens, op naam of op btw-nummer.
De inkooporder en de goods receipt PO erbij zoeken
Elke factuurregel gaat naar zijn inkooporderregel en naar de goods receipt PO’s die daarop zijn toegevoegd. Is een deel van een regel binnen, dan vergelijkt de agent de factuur met wat er tot nu toe ontvangen is. Een factuur voor goederen die er nog niet zijn, gaat naar de persoon die jouw regels aanwijzen. Die kan hem als A/P reserve invoice vastleggen.
Prijs, aantal, btw en voorwaarden toetsen
De prijs tegen de inkooporder, het aantal tegen de goods receipt PO, de btw-code en de betalingsvoorwaarden tegen wat Business One voor die leverancier vastlegt. Per leverancier of artikelgroep bepaal jij hoeveel verschil mag, en elke controle geeft een eigen uitkomst.
De match doorgeven op basis van de ontvangst
Binnen je toleranties staat de factuur gematcht klaar voor je team, om als A/P invoice op basis van de goods receipt PO te boeken. Business One sluit dan de ontvangst en boekt de tussenrekening voor allocatiekosten af. Een A/P invoice zonder ontvangst erachter zou de voorraad nog eens ophogen. Valt een regel buiten je toleranties, dan gaat er niets door en krijgt de persoon die jij kiest het verschil.
Inkoopfacturen in Business One gematcht op de dag dat ze binnenkomen.
Elke inkoopfactuur wordt naast de inkooporder en de goods receipt PO gelegd, en wat klopt gaat nog dezelfde dag als A/P invoice naar je team om te boeken. Zo zijn de crediteuren bij voor de volgende betaalrun, en opent finance alleen nog de facturen waar een prijs of een aantal afwijkt.
Meer wetenVoorbeelddata
Eén inkoopfactuur, getoetst aan de goods receipt PO.
Noordkamp Lagers stuurt een pdf-factuur van EUR 18.240. In SAP Business One staan de inkooporder en de goods receipt PO al klaar, en de factuur moet daar per regel mee kloppen.
Voorbeelddata
Wat de agent controleert voordat een factuur naar je team gaat om te boeken in Business One
Prijs, ontvangen aantal, btw-code en betalingsvoorwaarden worden elk getoetst aan de inkooporder en de goods receipt PO, met een tolerantie die jij instelt. Facturen daarbinnen gaan gematcht naar je team, klaar om te boeken. De rest wacht bij finance, met de order en de ontvangst ernaast.
Voorbeelddata
De eigen factuurtools van SAP Business One of Lleverage: wat past wanneer?
Business One haalt inkoopfacturen binnen met de Electronic Document Import Wizard, die de Document Information Extraction-service van SAP kan gebruiken, en houdt documenten vast voor akkoord met goedkeuringsprocedures. Op 10 november 2026 lazen we SAP Help Portal, SAP Learning en de documentatie van Lleverage.
| SAP Business One zelf | Lleverage | |
|---|---|---|
| Binnen Business One | Hier is Business One sterker. Importeren, uitlezen, concepten en goedkeuringsprocedures draaien allemaal in Business One zelf, dus de crediteurenadministratie hoeft geen tweede systeem te leren. | Werkt naast Business One als custom integration die onze engineers opzetten, en Business One blijft het systeem waarin alles vastligt. Bij een doorzoekbare pdf wijst wie meekijkt een veld aan en ziet de waarde oplichten in het document naast het verzoek. |
| Hoe facturen binnenkomen | Via de Electronic Document Import Wizard: iemand importeert de factuurbestanden in Business One. | De agent haalt facturen op uit de financiële inbox waar je leveranciers nu al naartoe mailen, zodra ze binnenkomen, in elke opmaak en zonder uploadstap. |
| De factuur lezen | Document Information Extraction is een aparte SAP-service. Die leest de velden uit, waarna Business One een concept-A/P invoice klaarzet die iemand nakijkt en afmaakt. | Leest elke factuur op betekenis, met een zekerheid per veld. Onder de grens die jij instelt beslist een mens, en alleen jij verschuift die grens. |
| Inkooporder en goods receipt PO | Een A/P invoice op basis van de goods receipt PO sluit die ontvangst en boekt de tussenrekening voor allocatiekosten af. Een A/P invoice zonder ontvangst hoogt zelf de voorraad op. | Elke regel tegen de orderregel en elke goods receipt PO daarop, deelleveringen inbegrepen, met toleranties per leverancier of artikelgroep, voordat er iets naar je team gaat om te boeken. |
| Wie een afwijking beslist | Goedkeuringsprocedures bewaren een document als Draft [Pending] en melden het aan de goedkeurders in het venster Messages/Alerts Overview of in de mobiele app. Een afgewezen concept gaat terug naar wie het maakte. | De inkoper of het magazijn krijgt een kaart in Teams, Slack of de inbox met de factuur, de order en de ontvangst, en de agent gaat verder met het antwoord. |
| Aan de slag | Goedkeuringsprocedures vragen dat Enable Approval Process aan staat in General Settings, en daarna sjablonen met originators, documenten, stappen en voorwaarden. Voor het uitlezen moet de Electronic Document Service zijn ingericht. | Forward deployed engineers bouwen de koppeling en de eerste flow naast je financeteam, en het eerste proces draait meestal binnen een paar weken onder toezicht. |
| Beter worden | Wie importeert, corrigeert het concept zelf voordat het een A/P invoice wordt. | Skills worden beter van de beoordelingen van je team, met een mens die elke wijziging goedkeurt, en een medewerker kan de agent een lastige factuur laten zien in een gesprek met schermdeling. |
| Controle over wat het verandert | Een goedkeuringssjabloon geldt alleen voor de originators en documentsoorten die erop staan. | Je beperkt de koppeling tot de acties die het werk vraagt, met goedkeuring op de acties die jij kiest, en elke stap wordt gelogd. |
| Past het best als | Er beperkte aantallen facturen komen, leveringen compleet binnenkomen en de crediteurenadministratie elk concept toch in Business One opent. | Facturen in elke opmaak binnenkomen, goederen in delen worden geleverd en de foutloze facturen gematcht en klaar om te boeken bij je team moeten aankomen zonder dat iemand ze opent. |
We denken dat de eigen import van Business One genoeg is voor een klein crediteurenteam dat elk concept toch nakijkt: er komt geen ander systeem bij. We denken dat Lleverage past zodra facturen in elke opmaak binnenkomen en elke regel moet kloppen met wat het magazijn ontving. Hetzelfde werk in S/4HANA staat op onze pagina over inkoopfacturen in SAP, en meer over de gaten in SAP vullen zonder maatwerk.
Onze engineers zetten het met jullie op.
Het neemt meer van de factuurverwerking over naarmate het leert.
Forward deployed engineers zetten de koppeling met Business One op en matchen de eerste facturen met je financeteam, zodat het werk binnen een paar weken van je team overgaat naar de agent. Een correctie wordt een wijziging van de Skill zodra een mens die goedkeurt.
Ze werken mee in jullie operatie. Ze spreken toleranties en grootboekrekeningen af met je controller. De zekerheidsgrens bepaal jij.
De financiële inbox, de toleranties, de controles en het log stel je zelf in. Onze documentatie en support staan achter je team, en je belt een engineer erbij wanneer je wilt.
Bespreek beide opties met ons ↗Veelgestelde vragen over factuurverwerking in SAP Business One
Kan SAP Business One inkoopfacturen zelf automatisch verwerken?
Deels. Met de Electronic Document Import Wizard gaan factuurbestanden naar de Document Information Extraction-service van SAP, en Business One zet er concept-A/P invoices van klaar die iemand nakijkt en afmaakt. Goedkeuringsprocedures houden documenten vast tot iemand akkoord geeft. Een te korte levering tegen de goods receipt PO zien en nabellen blijft werk voor je crediteurenteam.
Wat is een A/P reserve invoice in SAP B1?
Daarmee leg je een inkoopfactuur vast die eerder komt dan de goederen. Hij boekt alleen in de financiële administratie, laat de voorraad ongemoeid en geldt voor artikelen, niet voor diensten. Komen de goederen binnen, dan maak je er een goods receipt PO op. De agent kiest die route nooit zelf: zo’n factuur gaat naar de persoon die jouw regels aanwijzen.
Hoe koppelt Lleverage met SAP Business One?
Business One hoort niet bij onze kant-en-klare koppelingen, dus onze engineers zetten het op als custom integration: inloggegevens gaan via een beveiligde pagina en de toegestane acties blijven beperkt tot het werk. Aan de kant van SAP is de Service Layer de REST API naar Business One, on-premises of in de cloud, op SAP HANA of Microsoft SQL Server.
Wordt SAP Business One nog doorontwikkeld?
Ja. Versie 10.0 krijgt nog steeds releases van SAP. De What’s New-gids voegde in augustus 2026 Feature Package 2608 toe en op 2 november 2026 Support Package 2611. Beide brengen onderdelen voor inkoop en financiën, de twee modules waar een inkoopfactuur in Business One doorheen gaat.
Wat doet de agent met facturen zonder inkooporder?
Bij huur, transport of onderhoud staat in Business One meestal geen inkooporder of goods receipt PO klaar. De agent toetst de factuur dan aan de btw-code en grootboekrekening die jouw regels per leverancier vastleggen. De goedkeurder voor dat bedrag en die kostensoort krijgt een kaart in Teams, Slack of de inbox, en boeken doet je team pas na een ja.
Andere processen die de agents uitvoeren
↗
Van offerte tot orderQuote & SellOffertes opgesteld, orders ingevoerd en bevestigd zodra ze binnenkomen.
↗
Van inkoop tot betalingSource & ProcureFacturen, inkooporders en bevestigingen, gelezen en gematcht.
↗
Van forecast tot productiePlan & ProduceDe planning schuift mee als de werkelijkheid verandert.
↗
Van order tot leveringDeliver & SupportKlanten krijgen antwoord met de volledige context, in hun eigen kanaal.
↗
StamgegevensGovern & EnableStamgegevens schoon en gelijk in elk systeem.