Rechnungsverarbeitung in Business Central,
geprüft, bevor gebucht wird
Lleverage automatisiert die Rechnungsverarbeitung in Dynamics 365 Business Central mit einem AI Agent. Er liest Eingangsrechnungen aus dem Finanzpostfach, gleicht jede Position mit Bestellung und gebuchtem Wareneingang ab und bucht die Rechnungen, die stimmen. Abweichungen bleiben als nicht gebuchte Einkaufsrechnung mit benannter Differenz liegen. Eine Zahlung gibt immer ein Mensch frei.
Wie funktioniert die automatische Rechnungsverarbeitung in Business Central?
Ohne Agent öffnet jemand aus der Kreditorenbuchhaltung jedes PDF, sucht den Kreditor, holt in einer neuen Einkaufsrechnung die Wareneingangszeilen und prüft jede Zeile von Hand. Der Agent erledigt das in 4 Schritten, in denselben Einkaufsbelegen, mit denen Ihr Team arbeitet. Wie das im Großhandel aussieht, steht in unserem Beitrag zur Rechnungsautomatisierung in Business Central.
Die Rechnung lesen und den Kreditor finden
Ein PDF, ein Scan oder eine weitergeleitete E-Mail kommt im Finanzpostfach an. Der Agent liest Rechnungsnummer, Bestellbezug, Umsatzsteuer und jede Position, mit einer Konfidenz pro Feld, und ordnet die Rechnung zuerst der richtigen Kreditorenkarte in Business Central zu.
Bestellung und gebuchten Wareneingang zuordnen
Jede Rechnungsposition wird ihrer Bestellzeile in Business Central zugeordnet und dem gebuchten Wareneingang dahinter. Eine Position, die das Lager noch nicht erhalten hat, hält der Agent an.
Preis, Menge und Bankverbindung prüfen
Der Agent prüft den Einkaufspreis gegen die Bestellung, die Menge gegen den Wareneingang, die Dimensionen gegen die Bestellung und die Bankverbindung auf der Rechnung gegen die Bankkonten, die Business Central für diesen Kreditor führt. Die Toleranz legen Sie pro Lieferant oder Kategorie fest.
Die Einkaufsrechnung anlegen und buchen, was stimmt
Der Agent legt die Einkaufsrechnung über die API von Business Central an, verknüpft mit den Wareneingangszeilen. Innerhalb Ihrer Toleranzen wird sie gebucht und steht in den Kreditorenposten, bereit für den Zahllauf. Außerhalb bleibt sie ungebucht und geht mit der Differenz an die Person, die Sie bestimmen.
Eingangsrechnungen in Business Central am Tag ihres Eingangs gebucht.
Jede Eingangsrechnung wird mit Bestellung und gebuchtem Wareneingang abgeglichen, und die Rechnungen, die stimmen, sind am selben Tag in Business Central gebucht. So sind die Kreditorenposten aktuell und der Zahllauf steht pünktlich bereit. Ihre Kreditorenbuchhaltung öffnet nur noch die Rechnungen mit einer echten Abweichung.
Mehr erfahrenBeispieldaten
Eine Eingangsrechnung in Business Central, Position für Position geprüft.
Noordkamp Lagers schickt eine PDF-Rechnung über EUR 18.240. In Business Central liegen die Bestellung und der gebuchte Wareneingang schon bereit, und mit beiden muss die Rechnung Position für Position übereinstimmen.
Beispieldaten
Was prüft der Agent, bevor eine Rechnung in Business Central gebucht wird?
Einkaufspreis, erhaltene Menge, Dimensionen und die Bankverbindung des Kreditors werden jeweils gegen Business Central geprüft, mit einer Toleranz, die Sie festlegen. Rechnungen innerhalb davon werden von selbst gebucht. Alles außerhalb bleibt ungebucht für die Buchhaltung liegen, mit Bestellung und Wareneingang daneben.
Beispieldaten
Payables Agent von Business Central oder Lleverage: was passt wann?
Microsoft liefert in Business Central einen eigenen Payables Agent, auf den deutschen Seiten meist Verbindlichkeitsagent genannt, neben den Genehmigungsworkflows, die Business Central schon hat. Wir haben am 10. Oktober 2026 auf Microsoft Learn die deutschen Seiten zu Übersicht, Einrichtung und häufigen Fragen des Agents gelesen, dazu die Liste der unterstützten Sprachen und die Anleitung zu Einkaufsgenehmigungsworkflows. Jede Aussage in der mittleren Spalte stammt von diesen Seiten.
| Payables Agent (Microsoft) | Lleverage | |
|---|---|---|
| Wie Rechnungen hereinkommen | Er überwacht pro Unternehmen 1 Microsoft 365-Postfach oder 1 Ordner darin. Nur E-Mails mit PDF-Anlage werden verarbeitet, eine E-Mail mit mehr als 10 Anlagen überspringt er ganz. Microsoft empfiehlt ein internes freigegebenes Postfach, das Ihre Lieferanten nicht kennen. | Der Agent arbeitet das Finanzpostfach ab, an das Ihre Lieferanten heute schon schreiben, und liest PDFs, Scans und weitergeleitete E-Mails, sobald sie eintreffen, auch am Wochenende. |
| Umfang und Menge | Keine PDFs über 10 Seiten oder 5 MB. Höchstens 100 E-Mails und 500 Rechnungen pro Tag. | Die AI-Nutzung ist im Rahmen fairer Nutzung im Monatspreis enthalten, und eine Änderung im Volumen besprechen wir mit Ihnen, bevor sie auf einer Rechnung erscheint. |
| Deutschsprachige Rechnungen | Liest das PDF mit Azure Document Intelligence aus. Die Übersicht nennt den Agent nur auf Englisch geprüft und unterstützt, die Sprachliste führt Deutsch (de-DE, de-AT, de-CH) dagegen auf. Die Einrichtungsseite rät, die Sprache des Agents auf ein englisches Gebietsschema zu stellen. | Liest jedes Layout ohne Vorlage, mit einer Konfidenz pro Feld. |
| Den Kreditor finden | Sucht über Umsatzsteuer-Registrierungsnummer, GLN, Name und Adresse, danach mit AI. Auf Anweisung legt er einen neuen Kreditor an, der gesperrt bleibt, bis jemand die Sperre aufhebt. | Ordnet die Rechnung der Kreditorenkarte zu und prüft die Bankverbindung auf der Rechnung gegen die hinterlegte. Ein unbekannter Kreditor geht an einen Menschen. |
| Abgleich mit der Bestellung | Schlägt Bestellzeilen vor, und Business Central prüft Menge, Wareneingang, Einheit und Preis. Über dem Wert in E-Document Matching Difference % erscheint eine Preiswarnung. Zeilen vom Typ Zu-/Abschlag (Artikel) und Bestellzeilen mit Vorauszahlung werden nicht unterstützt. | Jede Position wird gegen Bestellung und gebuchten Wareneingang geprüft, mit Toleranzen pro Lieferant oder Kategorie, bevor die Rechnung geschrieben wird. |
| Was in Business Central ankommt | Ein Mensch prüft den Entwurf, danach macht der Agent daraus eine nicht gebuchte Einkaufsrechnung. Er bucht nie selbst: Das tut ein Benutzer. | Rechnungen innerhalb Ihrer Toleranzen werden angelegt und gebucht. Der Rest bleibt ungebucht für die Person liegen, die Sie bestimmen, mit benannter Differenz. |
| Genehmigungen | Die Stärke von Business Central. Genehmigungsworkflows mit Genehmigern, Stellvertretern und Grenzbeträgen pro Benutzer, benachrichtigt per E-Mail oder interner Notiz, und ein Einkaufsrechnungs-Workflow kann eine freigegebene Rechnung buchen. Der Agent selbst hat keinen Genehmigungsablauf und überlässt das Business Central. | Anfragen landen in Teams, Slack oder im Postfach der zuständigen Person, verteilt nach Betrag und Kategorie. Eine Freigabe, die liegen bleibt, wird eskaliert. |
| Einrichtung und Preis | Eingebaut: aktivieren, ein Postfach angeben, Benutzer berechtigen. Im Testmodus sind die ersten 50 Rechnungen kostenlos, danach verbraucht er Copilot Credits. Sind diese aufgebraucht, nimmt er keine neuen Rechnungen an. | Forward deployed engineers bauen den ersten Ablauf mit Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Ein fester Monatspreis pro Agent, die Anbindung inklusive, keine Lizenzen pro Benutzer. |
| Passt am besten, wenn | Rechnungen als kurze PDFs von bekannten Lieferanten kommen, deutlich unter 500 am Tag, und Ihr Team ohnehin jede Rechnung selbst prüft und in Business Central bucht. | Rechnungen als Scan oder langes PDF in mehreren Sprachen kommen, Abweichungen den Einkauf oder das Lager brauchen und die sauberen gebucht werden sollen, ohne dass jemand sie öffnet. |
Wir denken, dass der Payables Agent ein guter Anfang ist, wenn Ihre Lieferanten kurze PDFs schicken und Ihr Team jede Rechnung selbst prüfen und buchen will: Er steckt schon in Business Central, die ersten 50 Rechnungen kosten nichts, und Ihre Genehmigungsworkflows laufen weiter. Wir denken, dass Lleverage passt, sobald Volumen, Sprachen oder Abweichungen mehr verlangen als diese Prüfung pro Rechnung. Mehr zum Dreifachabgleich und zur Auftragsbearbeitung in Business Central.
Unsere Engineers richten den Agent mit Ihnen ein.
Mit allem, was er lernt, übernimmt er mehr von der Rechnungsverarbeitung.
Forward deployed engineers gleichen die ersten Rechnungen neben Ihrem Finanzteam ab und binden den Agent an Business Central an. So ist die Arbeit schon in den ersten Wochen vom Tisch. Danach automatisiert der Agent schrittweise: Jede Korrektur bringt ihm Ihre Kreditoren, Ihre Toleranzen und Ihre Sachkonten bei, und immer weniger Rechnungen brauchen jemanden, der hinsieht.
Sie arbeiten mitten in Ihrem Betrieb. Sie stimmen Toleranzen und Dimensionen mit Ihrem Controller ab, legen gemeinsam die Konfidenzschwelle fest und bleiben dabei, auch bei Prüfungen und Updates von Business Central.
Finanzpostfach, Toleranzen, Prüfungen und Protokoll konfigurieren Sie selbst. Unsere Dokumentation und unser Support stehen hinter Ihrem Team, und ein Engineer ist jederzeit nur einen Anruf entfernt.
Sprechen Sie mit uns über beide Wege ↗Häufige Fragen zur Rechnungsverarbeitung in Business Central
Versteht der Payables Agent von Business Central deutsche Rechnungen?
Microsoft ist da nicht eindeutig. Die Übersicht nennt den Agent nur auf Englisch geprüft, die Sprachliste führt Deutsch auf, und die Einrichtungsseite rät zu einem englischen Gebietsschema. Er liest nur PDF-Anlagen und bucht nie selbst, das tut ein Benutzer. Mehr im Vergleich mit dem Payables Agent.
Wie verbindet sich Lleverage mit Business Central?
Über die API von Business Central, mit den Rechten einer Person aus der Kreditorenbuchhaltung und nicht mehr. Business Central prüft also jedes Feld wie bei Ihrem eigenen Team. Topa und Koninklijke Dekker nutzen bereits Agents von Lleverage, die auf diesem Weg Verkaufsaufträge in Business Central anlegen. Mehr zu Integrationen.
Funktioniert das auch mit Navision oder Business Central on-premise?
Ja. Der Agent legt Einkaufsrechnungen in Business Central online, auf Ihren eigenen Servern und in Navision an. Ihr Server bleibt hinter der Firewall und wird nicht zum Internet geöffnet. Ohne API in älteren Navision-Versionen füllt der Agent die Einkaufsrechnung in der Oberfläche aus, mit dem Zugang eines Kreditorenbuchhalters. Die Anbindung richten unsere Engineers gemeinsam mit Ihrer IT ein.
Können wir unseren Genehmigungsworkflow in Business Central behalten?
Wenn er für Sie funktioniert, denken wir: ja. Genehmiger mit Grenzbeträgen sind eine Stärke von Business Central. Der Agent kann eine Rechnung für diesen Workflow ungebucht liegen lassen oder die Freigabe nach Teams, Slack oder ins Postfach der zuständigen Person schicken. So oder so gibt eine Zahlung immer ein Mensch frei.
Was passiert mit Eingangsrechnungen ohne Bestellung?
Fracht, Energie und Dienstleistungen kommen oft ohne Bestellung. Dann gibt es nichts dreifach abzugleichen, also prüft der Agent, was er prüfen kann: Kreditorenkarte, Bankverbindung und Dimensionen. Danach geht die Rechnung an den Genehmiger, den Ihre Regeln nach Betrag und Kategorie nennen, und gebucht wird erst, wenn diese Person zustimmt.
Wo liegen unsere Rechnungsdaten, und wer sieht, was der Agent getan hat?
Standardmäßig in der EU, DSGVO-konform, und auf Ihren eigenen Servern, wenn Ihre IT das verlangt. Jede Verbindung bekommt eigene Rollen und Berechtigungen. Die Belege selbst bleiben in Business Central. Pro Rechnung hält das Protokoll fest, welche Felder der Agent ausgelesen, welche Bestellzeilen er zugeordnet und warum er gebucht oder zurückgehalten hat. Mehr zu Kontrolle und Prüfpfaden.
Der Rest des Backoffice.
↗
Vom Angebot zum AuftragQuote & SellAngebote erstellt, Aufträge erfasst und bestätigt, sobald sie eintreffen.
↗
Vom Einkauf bis zur ZahlungSource & ProcureRechnungen, Bestellungen und Bestätigungen, dort gebucht, wo sie hingehören.
↗
Von der Prognose zur ProduktionPlan & ProduceDer Plan passt sich an, wenn sich die Lage ändert.
↗
Vom Auftrag bis zur LieferungDeliver & SupportKunden bekommen Antworten mit vollem Kontext, in ihrem eigenen Kanal.
↗
StammdatenGovern & EnableStammdaten sauber und in jedem System gleich.