Kundenbestellungen in Exact Online,
erfasst, ohne dass jemand tippt
Mit Lleverage übernimmt ein AI Agent die Auftragserfassung in Exact Online. Er liest Bestellungen aus E-Mail, PDF und Excel, findet Kunde und Artikel, prüft Preis, Lagerbestand und Kredit, bevor etwas geschrieben wird, und legt dann den Verkaufsauftrag an. Was Ihre Regeln erfüllt, läuft von selbst durch. Alles andere wartet mit Begründung auf eine Person.
Wie funktioniert die Auftragserfassung in Exact Online mit einem AI Agent?
Ein Verkaufsauftrag in Exact Online hat einen Kopf und Positionen. In der REST API heißen die Pflichtteile OrderedBy, der bestellende Kunde, und SalesOrderLines, die Positionen. Dazu kommen DeliverTo, die Lieferadresse, YourRef, die Referenz des Kunden, und in den Editionen Plus, Professional und Premium das Lager. Diese Felder füllt der Agent in 4 Schritten.
Die Bestellung lesen
Im gemeinsamen Postfach kommt eine Bestell-E-Mail, ein PDF oder eine Excel-Liste an. Der Agent zieht heraus, wer bestellt, wohin geliefert wird, den Wunschtermin, die Bestellnummer des Kunden und jede einzelne Position.
Kunde und Artikel finden
Der Absender wird dem Kunden zugeordnet, der als OrderedBy im Auftrag steht, die Adresse dem Empfänger in DeliverTo und jede Position einem Artikelcode. Passt eine Beschreibung auf keinen oder auf mehrere Artikel, hält der Agent die Position für eine Person zurück.
Preis, Bestand und Kredit prüfen
Jeder Preis wird mit dem verglichen, was Exact Online für diesen Kunden kennt, jede Menge mit dem Bestand im Lager, aus dem geliefert wird. Auch der Kreditstatus wird geprüft. Erst wenn alles stimmt, schreibt der Agent etwas in Exact Online.
Verkaufsauftrag anlegen und bestätigen
Der Agent legt den Verkaufsauftrag mit seinen SalesOrderLines an und trägt die Bestellnummer des Kunden in YourRef ein, damit Ihr Innendienst ihn wie gewohnt findet. Der Kunde bekommt seine Auftragsbestätigung.
Was ändert sich für den Innendienst mit Exact Online?
Heute öffnet jemand jede Bestell-E-Mail, legt das PDF auf den einen Bildschirm und Exact Online auf den anderen und überträgt Position für Position. Macht das der Agent, sieht das Lager neue Verkaufsaufträge früher, Kunden haben ihre Bestätigung schneller, und Ihr Team kümmert sich um die Aufträge, bei denen jemand entscheiden muss.
Mehr erfahrenBeispieldaten
Eine Bestellung, vom Postfach bis in Exact Online
Um 07:14 landet ein Bestell-PDF im gemeinsamen Postfach. Niemand muss es öffnen: Der Agent macht daraus einen Verkaufsauftrag in Exact Online.
Beispieldaten
Was prüft der Agent, bevor ein Auftrag in Exact Online entsteht?
Artikelcodes, Preis, Lagerbestand und Kredit gleicht der Agent mit Exact Online ab, bevor er etwas schreibt, und für jede Prüfung gibt es eine eigene Einstellung. Bestellungen, die alles bestehen, werden von selbst zu offenen Verkaufsaufträgen. Für den Rest bekommt die Person, die Sie festlegen, den Auftrag samt Begründung.
Beispieldaten
- Artikel bekannt
- Bestand und Termin
- Preis laut Vertrag
- Kreditstatus
- Verkaufsauftrag angelegt
Exact Online - Bestätigung versendet
In 28 s - Bestand reserviert
Lager
- Preis weicht vom Vertrag ab
Vertrieb - Unter 98 % sicher
Innendienst - Kreditsperre
Kreditmanagement
Exact Online allein oder mit Lleverage: Auftragserfassung im Vergleich
In Exact Online entsteht ein Verkaufsauftrag von Hand, per Import oder über die API. Eine KI, die Kundenbestellungen liest, beschreibt Exact nicht. Am 31. Oktober 2026 haben wir die Exact-Support-Wissensdatenbank, die REST-API-Referenz von Exact Online und Exacts Meldung zu Exact Assistant gelesen.
| Exact Online allein | Lleverage | |
|---|---|---|
| Wie ein Auftrag entsteht | Jemand legt ihn unter Verkauf, Aufträge, Verkaufsaufträge, Erstellen an: aus einem angenommenen Angebot oder von Grund auf, mit den Daten von Hand eingegeben. | Ja: Der Agent nimmt die Bestellung aus dem gemeinsamen Postfach, sobald sie ankommt, und füllt den Verkaufsauftrag selbst aus. |
| Bestellungen als E-Mail oder PDF | Der Datenimport liest CSV/Excel oder XML, aufgebaut nach Exacts Vorlagen. Ein PDF oder eine Bestell-E-Mail des Kunden ist als Importquelle nicht beschrieben. | Ja: E-Mail-Text, PDF, Excel, CSV und Portalexporte, jeweils im Layout, das der Kunde verwendet. |
| Dateien, die schon nach Exacts Vorlage aufgebaut sind | Der Datenimport nimmt Dateien an, die nach Exacts Schema aufgebaut sind, als CSV/Excel oder XML, und Exact empfiehlt CSV/Excel als die Variante mit den wenigsten Formatfehlern. Welche Daten sich so importieren lassen, zeigt das Schema im Import. | Der Agent liest diese Dateien ebenfalls. Für Stammdaten wie Artikel und Kontakte reicht der Import von Exact Online. |
| KI in Exact Online | Die Wissensdatenbank nennt Benchmarking, RGS-Zuordnung, Bankvorschläge und voraussichtliche Zahlungstermine. Exact Assistant führt durch die Software, beantwortet Fragen und meldet Abweichungen in Buchungsvorschlägen. Kundenbestellungen liest keine dieser Funktionen. | Ja: ein AI Agent für den Innendienst, der die Bestellung liest, zuordnet, prüft und anlegt und aus jeder Korrektur Ihres Teams lernt. |
| Belege scannen | Die automatische Rechnungsverarbeitung erkennt Rechnungen und Quittungen und macht daraus Buchungsvorschläge: 3 pro Monat im Abonnement, mehr über Zusatzpakete. Verkaufsaufträge sind nicht beschrieben. | Bestellungen liest der Agent für die Auftragserfassung. Eingangsrechnungen übernimmt ein eigener Agent, beschrieben auf unserer Seite zur Rechnungsverarbeitung. |
| Prüfung, bevor der Auftrag gilt | In Exact für Handel Professional und Premium lässt sich Aufträge genehmigen einschalten. Dann wartet jeder neue Kundenauftrag, bis ein Benutzer mit diesem Recht ihn genehmigt. | Ja: Artikel, Bestand und Termin, Preis laut Vertrag und Kreditstatus werden geprüft, bevor der Auftrag entsteht, jede Prüfung mit eigener Einstellung. Nur Ausnahmen landen bei einer Person. |
| Regeln, die von selbst laufen | Automate, nur für Premium-Kunden, startet eine Automation bei einem Ereignis wie einem neuen Verkaufsauftrag: Auslöser, Bedingung, Aktion, etwa Aufträge unter 100 € automatisch genehmigen. Sie greift erst, wenn der Auftrag in Exact Online steht. | Ja: Der Agent beginnt früher, bei der E-Mail, dem PDF oder der Tabelle des Kunden: Er liest die Bestellung, prüft sie und legt erst dann den Verkaufsauftrag an. |
| Selbst auf der API bauen | Der Endpunkt SalesOrders liest, legt an, ändert und löscht Verkaufsaufträge für Handel und Produktion und meldet Änderungen per Webhook. OrderedBy und SalesOrderLines sind Pflicht, also strukturierte Daten. | Ja: Unsere Engineers binden den Agent gemeinsam mit Ihrem Team an Exact Online an. Er füllt dieselben Felder wie Ihr Innendienst, mit den Rechten, die eine Person dort hat. |
| Passt am besten, wenn | Wenige Aufträge kommen oder ohnehin jemand jeden Auftrag am Bildschirm prüft. | Ihr Innendienst den Tag damit verbringt, E-Mails, PDFs und Excel-Listen in die Auftragsmaske von Exact Online abzutippen. |
Wir denken, dass Exact Online allein reicht, wenn Ihre Kunden wenig bestellen oder ohnehin jemand jeden Auftrag am Bildschirm prüft. Wir denken, dass Lleverage passt, wenn die Arbeit, die Sie loswerden wollen, das Lesen und Abtippen von Bestellungen im eigenen Format des Kunden ist. Wie die Anbindung aussieht, steht auf unserer Seite zu Exact Online.
Unsere Engineers richten den Agent mit Ihnen ein.
Mit allem, was er lernt, übernimmt er mehr vom Innendienst.
Forward deployed engineers bauen den ersten Auftragsablauf mit Ihrem Innendienst und binden ihn an Exact Online an, sodass die ersten Bestellungen schon nach wenigen Wochen vom Tisch sind. Danach automatisiert der Agent Schritt für Schritt: Jede Korrektur bringt ihm Ihre Kunden, deren Formate und Artikelnummern bei, und immer weniger Verkaufsaufträge brauchen einen prüfenden Blick.
Sie arbeiten mitten in Ihrem Betrieb, erfassen mit Ihrem Innendienst jedes Kundenformat und jede Ausnahme, legen gemeinsam die Konfidenzschwelle fest und bleiben dabei, wenn sich Kunden und Produkte ändern.
Postfach, ERP-Anbindung, Prüfungen und Protokoll konfigurieren Sie selbst. Unsere Dokumentation und unser Support stehen hinter Ihrem Team, und ein Engineer ist jederzeit nur einen Anruf entfernt.
Sprechen Sie mit uns über beide Wege ↗Häufige Fragen zur Auftragserfassung in Exact Online
Hat Exact Online eine eigene KI, die Kundenbestellungen liest?
Nein. Die KI-Funktionen von Exact Online helfen in der Buchhaltung, etwa bei Bankvorschlägen und Zahlungsprognosen, und Exact Assistant beantwortet Fragen zur Software. Kundenbestellungen liest keine davon. Das übernimmt der Agent: Er liest die E-Mail oder das PDF und legt den Verkaufsauftrag an.
Können wir die Auftragserfassung selbst über die REST API von Exact Online bauen?
Ja, wenn Sie Entwickler haben. Der Endpunkt SalesOrders legt Verkaufsaufträge mit Positionen an, für Exact für Handel und für Produktion, und meldet Änderungen per Webhook. Er erwartet strukturierte Felder wie OrderedBy und SalesOrderLines. Das PDF jedes Kunden zu lesen und seine Artikelnummern Ihren Artikeln zuzuordnen, bleibt Ihrem Code überlassen, oder Sie geben genau diese Arbeit an den Agent.
Bleibt „Aufträge genehmigen“ in Exact Online eingeschaltet?
Ja. Der Agent füllt dieselben Felder wie Ihr Innendienst, also wartet jeder neue Kundenauftrag weiter auf Freigabe, wenn Sie die Genehmigung in Handel Professional oder Premium eingeschaltet haben. Schalten Sie sie später ab, genehmigt Exact Online alle bis dahin nicht genehmigten Aufträge automatisch.
Was passiert, wenn eine Artikelnummer in Exact Online unbekannt ist?
Der Agent hält die Position oder den ganzen Auftrag für die Person zurück, die Sie festlegen, und nennt ihr den Grund, etwa eine Artikelnummer des Kunden, die zu keinem Artikel in Exact Online passt. Aus der Korrektur Ihres Teams lernt er die Nummern dieses Kunden für die nächste Bestellung.
Wie wird Lleverage an Exact Online angebunden?
Exact steht auf unserer Seite zu Integrationen, und unsere Engineers richten die Anbindung mit Ihrem Team ein. Der Agent arbeitet über die Schnittstellen von Exact Online und füllt dieselben Felder wie eine Person, also prüft Exact den Auftrag wie sonst auch. Nichts wird migriert, und der Agent hat die Rechte einer Person aus dem Innendienst.
Wie schnell stehen die ersten Verkaufsaufträge in Exact Online?
Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen unter Aufsicht. Unsere forward deployed engineers bauen ihn mit Ihrem Innendienst auf echten Bestellungen auf und beginnen mit den Kunden, die am meisten bestellen. Anfangs sieht jemand jeden Verkaufsauftrag durch, bis die Zahlen zeigen, dass saubere Aufträge ohne Kontrolle durchlaufen können.
Weitere Prozesse im Backoffice
↗
Vom Einkauf bis zur ZahlungSource & ProcureRechnungen, Bestellungen und Bestätigungen, dort gebucht, wo sie hingehören.
↗
Von der Prognose zur ProduktionPlan & ProduceDer Plan passt sich an, wenn sich die Lage ändert.
↗
Vom Auftrag bis zur LieferungDeliver & SupportKunden bekommen Antworten mit vollem Kontext, in ihrem eigenen Kanal.
↗
Kreditoren & DebitorenPay & CollectRechnungen abgeglichen, und nur echte Abweichungen gehen an eine Person.
↗
StammdatenGovern & EnableStammdaten sauber und in jedem System gleich.