AFAS factuurverwerking,
ook voor facturen die als pdf binnenkomen
AFAS factuurverwerking met een AI agent: Lleverage leest inkoopfacturen die als pdf, scan of e-mail binnenkomen, elke regel erbij, en legt ze naast de ontvangst en de verplichting in AFAS Profit. Wat binnen je marges valt, gaat gematcht naar je team om te boeken, waarna de workflow van Profit het overneemt. Een afwijking wacht op finance.
Zo werkt AFAS factuurverwerking met een AI agent
AFAS Profit matcht een UBL-factuur zelf regel voor regel met ontvangsten en verplichtingen. Stuurt een leverancier alleen een pdf, dan vult Scan & herken de kop van de factuur en blijven de regels over voor iemand van de crediteurenadministratie. Dat deel neemt de agent over, in 4 stappen. Waarom hij elke opmaak leest zonder sjabloon, staat in onze blog over AI zonder sjablonen tegenover OCR.
De pdf lezen en de leverancier vinden
Een pdf, scan of doorgestuurde e-mail komt binnen in de financiële inbox. De agent leest leverancier, factuurnummer, orderreferentie, btw en elke regel, elk veld met een zekerheid, en zoekt de inkooprelatie in AFAS Profit op btw-nummer, KvK-nummer of IBAN.
Ontvangst en verplichting erbij zoeken
Elke factuurregel gaat naar de ontvangst die het magazijn in Profit vastlegde en naar de verplichting erachter. Is een levering nog maar half binnen, dan vergelijkt de agent de regel met wat tot nu toe ontvangen is. Een regel waarvan niets ontvangen is, houdt hij aan.
Prijs, aantal, btw en IBAN toetsen
De prijs tegen de verplichting, het aantal tegen de ontvangst, de btw-code tegen de factuurdatum en het IBAN op de factuur tegen dat van de inkooprelatie. Hoeveel verschil mag, stel je in per leverancier of categorie, en elke controle geeft een eigen uitkomst.
De gematchte inkoopfactuur aan je team overdragen
Binnen je toleranties gaat de gematchte inkoopfactuur, met elke regel verantwoord, naar je team om in AFAS Profit te boeken. Bij het journaliseren start Profit zelf de workflow voor de beoordelaar die jij aanwees. Daarbuiten draagt de agent niets over en krijgt de collega die jij kiest het verschil, met factuur, ontvangst en verplichting erbij.
Inkoopfacturen gematcht in AFAS Profit, ook de pdf’s.
De pdf- en gescande facturen die Profit zelf niet kan matchen, worden op de dag dat ze binnenkomen regel voor regel gelezen en naast ontvangst en verplichting gelegd. Zo kan je team ze eerder boeken, start de workflow eerder en staan facturen op tijd klaar voor de betaalopdracht. Je crediteurenteam opent alleen nog de facturen met een echte afwijking.
Meer wetenVoorbeelddata
Eén pdf-factuur naar AFAS Profit, regel voor regel gematcht.
Noordkamp Lagers stuurt een pdf-factuur van EUR 18.240, zonder UBL-bestand. In AFAS Profit staan de inkooporder en de ontvangst al klaar, en daar moet de factuur regel voor regel mee kloppen.
Voorbeelddata
Wat de agent controleert voordat een inkoopfactuur naar je team gaat om te boeken
Prijs, ontvangen aantal, btw-code en het IBAN van de leverancier worden elk getoetst aan de ontvangst, de verplichting en de inkooprelatie in AFAS Profit, met een tolerantie die jij instelt. Facturen daarbinnen gaan naar je team om in Profit te boeken, waarna de workflow van Profit start. Alles daarbuiten wacht bij finance, met de drie documenten naast elkaar.
Voorbeelddata
E-factuurmatching en Scan & herken van AFAS naast Lleverage
AFAS Profit verwerkt inkoopfacturen als e-factuur: een UBL- of XML-bestand wordt regel voor regel gematcht, en Scan & herken leest pdf-facturen die zonder UBL-bestand komen. Op 6 november 2026 lazen we het AFAS Help Center, afas.nl en de documentatie van Lleverage.
| AFAS Profit zelf | Lleverage | |
|---|---|---|
| UBL- en Peppol-facturen | Hier is AFAS sterker. Profit leest de regels van een UBL- of XML-factuur, herkent de crediteur op btw-nummer, KvK-nummer, rekeningnummer, naam en adres, en matcht elke regel zelf. Inkoopfacturen ontvangen via Peppol kan voor Nederlandse klanten vanaf Profit 8. | E-facturen die Profit al matcht, gaan gewoon rechtstreeks naar Profit. De agent neemt de facturen die als pdf, scan of e-mail binnenkomen. |
| Pdf-facturen zonder UBL-bestand | Scan & herken vult de kop van de factuur: de crediteurgegevens en de totaalbedragen. Wat niet herkend wordt, vul je met de hand aan. Automatisch matchen per regel vraagt een UBL-factuur met regels. | Ja: de agent leest elke regel van de pdf of scan, met een zekerheid per veld, en matcht ook die regels. |
| Hoe facturen binnenkomen | Met de hand ingelezen, door de Communicatieservice opgehaald uit een POP-mailbox of een map, ingestuurd via eConnect of de UpdateConnector FiElectronicInvoicePurchase, of ontvangen via Peppol. | Ja: de agent haalt facturen op uit de financiële inbox waar je leveranciers nu al naartoe mailen, zodra ze binnenkomen. |
| Facturen in andere talen | Volgens AFAS worden facturen in een andere taal dan Nederlands of Engels minder goed herkend: KvK-, btw-, IBAN- en factuurnummer kunnen misgaan, bedragen meestal niet. | Ja: de agent leest op betekenis. Een veld onder de zekerheidsgrens die jij instelt, legt hij voor aan een collega. |
| Ontvangsten en verplichtingen | Voor e-factuurregels zoekt Profit eerst een ontvangst, dan een verplichting, dan een vrije matchingsregel, op referentie, item en bedrag, binnen de marges op het inkooprelatieprofiel. | Ja: elke regel, ook uit een pdf, tegen de ontvangst en de verplichting, met prijs- en hoeveelheidstoleranties per leverancier of categorie. |
| Regels zonder match | Vindt Profit geen ontvangst, verplichting, matchingsregel of voorkeur tegenrekening, dan krijgt de regel de status Geen match gevonden en verwerk je hem met de hand in de boekingslay-out. | Ja: de inkoper of het magazijn krijgt de vraag in Teams, Slack of de inbox, met factuur, ontvangst en verplichting erbij, en de agent gaat verder met het antwoord. |
| Goedkeuring en betaling | Journaliseren start de workflow Inkoopfactuur. De actie Accorderen inkoopfactuur deblokkeert de factuur, zodat hij mee kan in de betaalopdracht. | Ja: de workflow van Profit houdt de goedkeuring, de agent geeft je team facturen door die al kloppen, om te boeken, en een betaling vrijgeven blijft altijd bij een mens. |
| Beter worden | Scan & herken onthoudt waar een gegeven op de pdf staat zodra iemand het aanwijst. AFAS zegt dat daar soms een paar facturen voor nodig zijn. | Ja: de agent werkt zijn Skills bij op de correcties van je team en een collega keurt elke wijziging goed. Handel je een factuur samen met de agent af, dan biedt hij aan er een Skill van te maken, en een uitzondering bespreek je in een live gesprek met de agent. |
| Past het best als | De meeste leveranciers UBL-facturen of Peppol gebruiken, en hun regels verwijzen naar je ontvangsten en bestellingen. | Veel leveranciers nog pdf’s of scans sturen, en elke regel moet kloppen met wat besteld en ontvangen is voordat je team hem boekt. |
We denken dat AFAS Profit op zichzelf genoeg is als de meeste leveranciers UBL- of Peppol-facturen sturen: de regelmatching, de marges en het geplande journaliseren doen dan het werk al. We denken dat Lleverage past als een groot deel nog als pdf of scan binnenkomt, waar Profit alleen de kop van leest. Meer over driewegmatching, of zie hoe de agent aan de verkoopkant verkooporders aanmaakt in AFAS.
Onze engineers zetten het met jullie op.
Het neemt meer van de factuurverwerking over naarmate het leert.
Forward deployed engineers matchen de eerste facturen naast je financeteam en koppelen de agent aan AFAS Profit, zodat de eerste pdf-facturen binnen een paar weken van tafel zijn. Een correctie wordt een wijziging van de Skill zodra een mens die goedkeurt.
Ze werken mee in jullie operatie. Ze spreken toleranties en kostenplaatsen af met je controller. De zekerheidsgrens bepaal jij.
De financiële inbox, de toleranties, de controles en het log stel je zelf in. Onze documentatie en support staan achter je team, en je belt een engineer erbij wanneer je wilt.
Bespreek beide opties met ons ↗Veelgestelde vragen over AFAS factuurverwerking
Leest Scan & herken van AFAS ook de factuurregels?
Volgens AFAS vult Scan & herken de kop van een pdf-factuur: de crediteurgegevens en de totaalbedragen, voor zover hij ze herkent. Ontbrekende gegevens vul je zelf aan. Automatisch matchen met ontvangsten en verplichtingen vraagt een UBL-factuur met regels. Stuurt een leverancier alleen pdf’s, dan leest de agent van Lleverage elke regel en matcht hij ook die factuur.
Matcht AFAS Profit inkoopfacturen automatisch met ontvangsten?
Ja, voor e-facturen. De actie Verwerken e-factuurregels koppelt elke UBL-regel aan een ontvangst, daarna aan een verplichting en dan aan een vrije matchingsregel, binnen de marges op het inkooprelatieprofiel. Volledig gematchte facturen kun je met een geplande taak laten journaliseren. Voor facturen die als pdf, scan of e-mail komen, doet de agent dezelfde controle.
Heeft AFAS zelf AI voor inkoopfacturen?
Scan & herken schakel je in met een eigen activering, en een AI-variant ervan, bovenop Jonas, noemt AFAS voor klanten in het Caribisch gebied. Jonas zelf werkt in de workflows van Profit: hij vult velden, vat samen, vertaalt en helpt grote inkoopoffertes beoordelen. AFAS noemt geen Jonas-taak voor het matchen van factuurregels. Bij Lleverage matcht de agent die regels.
Kunnen we pdf-facturen via de API van AFAS insturen?
Ja. De UpdateConnector FiElectronicInvoicePurchase voegt een e-inkoopfactuur toe als XML-bestand en pdf, allebei omgezet naar Base64. Een pdf zonder UBL-bestand gaat dan naar Scan & herken, met alleen een gevulde kop. Om de regels te matchen, moet iemand ze eerst uit de pdf halen. De agent leest ze, matcht ze en geeft de factuur aan je team om te boeken.
Hoe koppelt Lleverage met AFAS Profit?
AFAS staat tussen de ERP’s op onze pagina over integraties, en onze engineers zetten de koppeling op met jullie AFAS-beheerder, waar nodig als maatwerkintegratie. De agent leest de factuur, matcht hem met de gegevens in Profit en geeft hem aan je team om te boeken. Profit controleert dus zelf en start de workflow, zoals bij een handmatig ingevoerde factuur.
Wat gebeurt er met inkoopfacturen zonder verplichting?
Vracht, huur en diensten hebben vaak geen bestelling of ontvangst. De agent controleert dan de inkooprelatie, het IBAN en de btw-code, stelt de tegenrekening voor die jouw regels voor die leverancier geven, en stuurt de factuur naar de beoordelaar die je regels aanwijzen. Je team krijgt pas iets om te boeken als die collega heeft geantwoord.
Andere processen die de agents draaien
↗
Van offerte tot orderQuote & SellOffertes opgesteld, orders ingevoerd en bevestigd zodra ze binnenkomen.
↗
Van inkoop tot betalingSource & ProcureFacturen, inkooporders en bevestigingen, verwerkt waar ze horen.
↗
Van forecast tot productiePlan & ProduceDe planning schuift mee als de werkelijkheid verandert.
↗
Van order tot leveringDeliver & SupportKlanten krijgen antwoord met de volledige context, in hun eigen kanaal.
↗
StamgegevensGovern & EnableStamgegevens schoon en gelijk in elk systeem.