Orders automatisch in Exact Online,
zonder overtypen
Met Lleverage kun je de orderverwerking automatiseren in Exact Online. Een AI agent leest orders uit e-mail, pdf en Excel, zoekt de relatie en de artikelen op, controleert prijs en voorraad voordat er iets wordt weggeschreven en maakt de verkooporder aan. Orders binnen je regels gaan vanzelf door. De rest wacht met de reden erbij op een collega.
Orderverwerking automatiseren in Exact Online, in 4 stappen
Een verkooporder in Exact Online bestaat uit een kop met de relatie die bestelt, het afleveradres, de referentie van je klant en het magazijn, plus de orderregels. De agent vult precies die gegevens in, uit de order die je klant stuurde.
Lezen wat de klant stuurde
Een orderbericht, een pdf-inkooporder of een spreadsheet komt binnen in de gedeelde mailbox. De agent haalt eruit wie bestelt, waar het heen moet, de gewenste leverdatum, het eigen ordernummer van de klant en elke regel.
Relatie en artikelen koppelen
De afzender wordt gekoppeld aan de relatie in Exact Online die bestelt, het adres aan de relatie waar geleverd wordt en elke regel aan een artikelcode. Een omschrijving die niet bij precies 1 artikel past, wordt vastgehouden en niet gegokt.
Prijs, voorraad en datum controleren
Elke regel wordt vergeleken met de prijs die Exact Online voor die klant hanteert, en de hoeveelheid met de voorraad in het magazijn waaruit geleverd wordt. Ook de kredietstatus gaat mee, allemaal voordat er iets wordt weggeschreven.
De verkooporder aanmaken en bevestigen
De verkooporder wordt in Exact Online aangemaakt met het ordernummer van de klant als referentie, zodat je binnendienst hem vindt zoals altijd. Hij staat op Open, klaar om te picken, en de bevestiging gaat terug naar de klant.
Wat levert het op voor de binnendienst?
Nu opent iemand elke ordermail, zet de pdf op het ene scherm en Exact Online op het andere, en typt hem regel voor regel over. Doet de agent dat, dan ziet het magazijn open verkooporders eerder, horen klanten sneller iets terug en houden je mensen de orders over waar een oordeel bij nodig is.
Meer wetenVoorbeelddata
Eén order in Exact Online, van begin tot eind.
Om 07:14 komt er een pdf-inkooporder binnen in de gedeelde mailbox. Niemand raakt hem aan. Dit doet de agent ermee.
Voorbeelddata
Wat controleert de agent in Exact Online voordat de verkooporder bestaat?
Artikelcodes, prijs, voorraad in het magazijn en krediet worden in Exact Online gecontroleerd voordat er iets wordt weggeschreven, en elke controle heeft een eigen instelling. Orders die slagen, worden vanzelf open verkooporders. De rest wacht met de reden erbij op de persoon die jij kiest.
Voorbeelddata
- Artikelen bekend
- Voorraad en datum
- Prijs volgens contract
- Kredietstatus
- Verkooporder aangemaakt
Exact Online - Bevestiging verstuurd
In 28 s - Voorraad gereserveerd
Magazijn
- Prijs wijkt af van contract
Verkoop - Minder dan 98% zeker
Binnendienst - Kredietblokkade
Debiteurenbeheer
Exact Online zelf of Lleverage: wat past wanneer?
Exact Online heeft geen ingebouwde AI die de order van een klant leest. Wel kun je orders met de hand invoeren, bestanden importeren, verkooporders laten goedkeuren en de API gebruiken. Op 10 oktober 2026 lazen we de Exact Support-kennisbank, de REST API-referentie van Exact Online en het persbericht over Exact Assistant. Elke uitspraak in de middelste kolom komt van die pagina’s.
| Exact Online zelf | Lleverage | |
|---|---|---|
| Hoe een order binnenkomt | Iemand maakt hem aan via Verkoop, Orders, Verkooporders, Aanmaken: vanuit een goedgekeurde offerte, of handmatig met de velden die je zelf invult. | De agent pakt de order op uit de gedeelde mailbox zodra hij binnenkomt en vult de verkooporder zelf in. |
| Bestanden van klanten | Import/Export leest csv-, Excel- en XML-bestanden die volgens het schema van Exact zijn opgebouwd, met een importwizard. De eigen pdf of e-mail van een klant staat niet beschreven als importbron. | E-mailtekst, pdf, Excel, csv en portaalexports, elk in het eigen formaat van de klant. |
| AI in Exact Online | De kennisbank noemt benchmarking, RGS-classificaties, banksuggesties en de verwachte betalingsdatum als functies met AI. Exact Assistant beantwoordt vragen en wijst de weg in Exact Online. Orders lezen staat bij geen van beide. | Een AI agent voor de binnendienst: hij leest de order, koppelt hem en leert van elke correctie die je team maakt. |
| Documenten scannen | Automatische factuurverwerking herkent facturen en bonnen en maakt er boekingsvoorstellen van: 3 per maand in het abonnement, met bundels voor meer. Verkooporders staan er niet bij. | Orderinvoer is 1 agent. Inkoopfacturen zijn een aparte agent, op onze pagina over factuurverwerking. |
| Controle voordat de order bestaat | Met Handel of Productie Professional of Premium zet je Goedkeuren verkooporders aan. Elke nieuwe order wacht dan tot een gebruiker met dat recht hem goedkeurt. | Artikelen, voorraad en datum, prijs volgens contract en kredietstatus worden eerst gecontroleerd, elk met een eigen instelling. Alleen uitzonderingen komen bij een mens. |
| Andere software koppelen | De SalesOrders-API maakt verkooporders aan, leest, wijzigt en verwijdert ze voor de pakketten Handel (Wholesale & Distribution) en Productie, en ondersteunt webhooks. | Onze engineers koppelen de agent samen met je team aan Exact Online. Hij vult dezelfde velden als je binnendienst, met de rechten van een medewerker. |
| Kosten en inrichting | Handmatige invoer, import en goedkeuring zitten in het Exact Online-abonnement dat je al betaalt. Je hoeft niets extra aan te schaffen of te koppelen. | Een vaste prijs per agent per maand, met de koppeling en het AI-gebruik inbegrepen binnen redelijk gebruik. Het eerste proces draait meestal binnen een paar weken onder toezicht. |
| Past het best als | Er weinig orders zijn, ze binnenkomen als bestand dat je al importeert, of iemand toch elke order op het scherm nakijkt. | Je binnendienst de hele dag e-mails, pdf’s en spreadsheets overtypt in het verkooporderscherm, en de foutloze orders zonder meekijken door kunnen. |
We denken dat Exact Online op zichzelf genoeg is als je weinig orders krijgt of als ze al als gestructureerd bestand binnenkomen: dan hoef je niets extra aan te schaffen of te koppelen. We denken dat Lleverage past zodra het werk dat je kwijt wilt het lezen, koppelen en overtypen is van orders die klanten in hun eigen formaat sturen. Meer over waarom Nederlandse bedrijven stoppen met orders overtypen.
Onze engineers zetten het met jullie op.
Het neemt meer van de binnendienst over naarmate het leert.
Forward deployed engineers bouwen de eerste orderflow met je binnendienst en koppelen hem aan Exact Online. Zo is de binnendienst al in de eerste weken orders kwijt, lang voor het eind van een project. Daarna automatiseert de agent stap voor stap: elke correctie leert hem je klanten, hun formaten en hun artikelcodes, en steeds minder verkooporders hebben iemand nodig die meekijkt.
Ze werken mee in jullie operatie. Ze brengen met je binnendienst elk klantformaat en elke uitzondering in kaart, stellen samen de zekerheidsgrens in en blijven erbij als je klanten en producten veranderen. Zo heb je een team dat jullie werkvloer kent.
De inbox, de ERP-koppeling, de controles en het log stel je zelf in. Onze documentatie en support staan achter je team, en je belt een engineer erbij wanneer je wilt.
Bespreek beide opties met ons ↗Veelgestelde vragen over orderverwerking in Exact Online
Kan Goedkeuren verkooporders in Exact Online aan blijven staan?
Ja. De agent vult dezelfde velden als je binnendienst, dus de goedkeuring die je in Handel Professional of Premium hebt ingesteld blijft gewoon werken. Wil je hem later uitzetten, let dan op: Exact keurt alle verkooporders die nog op goedkeuring wachten op dat moment automatisch goed. Uitzonderingen houdt de agent zelf al eerder vast.
Verwerkt Exact Assistant ook klantorders?
Exact beschrijft Exact Assistant als persoonlijke assistent: hij beantwoordt vragen, wijst de weg in Exact Online, waarschuwt bij afwijkende boekingsvoorstellen en geeft inzicht in klanten. Binnenkomende orders lezen staat niet in die lijst. Dat is precies het werk dat de agent van Lleverage van de binnendienst overneemt.
Hebben we met Exact Online nog EDI nodig?
Wie al EDI stuurt, houdt dat. Voor wie per e-mail bestelt, loont EDI zelden, denken we. De importwizard van Exact Online verwacht csv-, Excel- of XML-bestanden in het schema van Exact. De agent leest de pdf, de spreadsheet of de mailtekst zoals de klant hem stuurt en maakt daar een verkooporder van. Meer over EDI en orders per e-mail.
Wat gebeurt er bij een onbekend artikelnummer?
De order wordt niet op de gok aangemaakt. De agent houdt die order of regel vast voor de persoon die jij kiest, met de reden erbij, bijvoorbeeld een artikelnummer van de klant dat bij geen artikel in Exact Online past. Elke correctie wordt bewaard, zodat hetzelfde nummer bij de volgende order van die klant wel klopt.
Waar staat onze data?
Exact Online blijft de bron van waarheid. De agent vult dezelfde velden als je team en Exact controleert ze op dezelfde manier, dus er komt geen tweede database met je orders bij. Lleverage wordt standaard in de EU gehost. Meer over hoe we koppelen op onze pagina over integraties.
Hoe snel staan de eerste orders in Exact?
Het eerste proces draait meestal binnen een paar weken onder toezicht. Onze forward deployed engineers koppelen de agent met je team aan Exact Online en testen hem op echte orders van je grootste afnemers. Je binnendienst kijkt eerst bij elke verkooporder mee, tot blijkt dat foutloze orders zonder controle door kunnen. Meer over orderverwerking met Lleverage.
De rest van de backoffice.
↗
Van inkoop tot betalingSource & ProcureFacturen, inkooporders en bevestigingen, geboekt waar ze horen.
↗
Van forecast tot productiePlan & ProduceDe planning schuift mee als de werkelijkheid verandert.
↗
Van order tot leveringDeliver & SupportKlanten krijgen antwoord met de volledige context, in hun eigen kanaal.
↗
Crediteuren & debiteurenPay & CollectFacturen gematcht en echte afwijkingen gemarkeerd. De rest blijft onaangeroerd.
↗
StamgegevensGovern & EnableStamgegevens schoon en gelijk in elk systeem.