Automatische factuurverwerking in Exact Online,
regel voor regel nagelopen
Automatische factuurverwerking in Exact Online, ook voor facturen die bij een inkooporder horen: een AI agent van Lleverage leest elke inkoopfactuur uit de financiële inbox, legt elke regel naast de bestelling en de goederenontvangst, en boekt wat klopt in je inkoopboek. Een afwijking blijft als concept staan, met het verschil erbij.
Hoe werkt automatische factuurverwerking in Exact Online met een agent?
In Exact Online voor Handel en Productie hoort een inkoopfactuur voor goederen meestal bij een inkooporder, en boekt het magazijn er een goederenontvangst tegen. Iemand van de crediteurenadministratie vergelijkt die drie nu met het oog. De agent doet dat in 4 stappen, in dezelfde gegevens waar je team mee werkt. Waarom hij daarvoor geen sjablonen nodig heeft, lees je in onze blog over AI zonder sjablonen tegenover OCR.
De factuur lezen en de leverancier herkennen
Een pdf, een scan, een XML-bestand of een doorgestuurde e-mail komt binnen in de financiële inbox. De agent leest de leverancier, het factuurnummer, de orderreferentie, de btw en elke regel, met een zekerheid per veld, en koppelt de factuur aan de juiste relatie in Exact Online. Niemand hoeft iets te uploaden.
Inkooporder en goederenontvangst erbij zoeken
Elke factuurregel gaat naar zijn inkooporderregel en naar de ontvangst die het magazijn daartegen boekte, het object GoodsReceipts in de REST API van Exact. Een regel die nog niet binnen is, houdt de agent aan tot het magazijn de ontvangst boekt.
Prijs, aantal en rekeningnummer toetsen
De prijs tegen de bestelling, het aantal tegen de ontvangst, de kostenplaats tegen de order, en het rekeningnummer op de factuur tegen dat op de relatie. Per leverancier of categorie stel je in hoeveel verschil mag, en elke controle krijgt een eigen uitkomst.
De inkoopfactuur aanmaken in het inkoopboek
Via het endpoint PurchaseInvoices maakt de agent de inkoopfactuur aan, met elke regel gekoppeld aan zijn inkooporderregel en het factuurnummer van de leverancier in YourRef. Binnen je toleranties wordt hij verwerkt in het inkoopboek dat jij kiest. Daarbuiten blijft hij een concept voor de collega die jij aanwijst, met het verschil erbij.
Elke dag een lege crediteurenstapel in Exact Online.
Inkoopfacturen worden naast de inkooporder en de goederenontvangst gelegd, en wat klopt staat dezelfde dag geboekt in Exact Online. Zo zijn de openstaande posten bij en worden facturen op tijd betaald. Je crediteurenteam opent alleen nog de facturen met een echte afwijking.
Meer wetenVoorbeelddata
Eén inkoopfactuur in Exact Online, op drie punten nagelopen.
Noordkamp Lagers stuurt een pdf-factuur van EUR 18.240. Exact Online heeft de inkooporder en de goederenontvangst al, en daar moet de factuur regel voor regel mee kloppen.
Voorbeelddata
Wat de agent controleert voordat een factuur in Exact Online wordt geboekt
Prijs, ontvangen aantal, kostenplaats en het rekeningnummer van de leverancier worden elk getoetst aan Exact Online, met een tolerantie die jij instelt. Facturen daarbinnen worden vanzelf geboekt. Alles daarbuiten blijft een concept voor finance, met de bestelling en de ontvangst ernaast.
Voorbeelddata
De factuurverwerking van Exact Online of Lleverage: wat past wanneer?
Exact Online verwerkt inkoopfacturen zelf: de scanservice, bij veel gebruikers bekend als Scan & Herken, maakt er met de Purchase Agent boekingsvoorstellen van, en de REST API kent inkoopfacturen en goederenontvangsten. Op 12 oktober 2026 lazen we de supportartikelen van Exact, de REST API-documentatie en exact.com.
| Exact Online zelf | Lleverage | |
|---|---|---|
| Starten | Hier is Exact sterker. Volgens Exact zit automatische factuurverwerking standaard in alle edities van Exact Online Boekhouden. Je schakelt het in onder Administratienaam, Instellingen, en het werkt met de relaties en boekingen die al in je administratie staan. | Forward deployed engineers matchen de eerste facturen samen met je financeteam. Het eerste proces draait meestal binnen een paar weken onder toezicht. |
| Peppol | Hier is Exact sterker. E-facturen via Peppol komen volgens Exact altijd volledig binnen en worden zonder handwerk verwerkt, vaak met alleen nog een goedkeuring. | Leest het XML-bestand dat een leverancier stuurt, naast de pdf’s, scans en doorgestuurde e-mails in de financiële inbox. |
| Binnenkomst | Via upload, e-mail of een foto met je telefoon of tablet, naar de digitale brievenbus die de scanservice nodig heeft. Daar ontstaat op de achtergrond een boekingsvoorstel. | De agent haalt facturen op uit de inbox waar je leveranciers nu al naartoe mailen, zodra ze binnenkomen, ook in het weekend. |
| Lezen en coderen | Scan & Herken leest de tekst met OCR, en de Purchase Agent vult leverancier, btw-code en grootboekrekening in op basis van eerdere boekingen. Exact noemt 98% nauwkeurigheid en zegt dat opvallende bedragen worden gesignaleerd. | Leest de factuur zonder sjabloon en geeft elk veld een zekerheid. Onder jouw drempel legt hij de factuur aan een mens voor. |
| Bestelling en ontvangst | Hoort de factuur bij een bestelling, dan kiest wie het voorstel controleert die bestelling in het pop-upvenster Te ontvangen facturen. Een controle per regel tegen de goederenontvangst beschrijft Exact niet. | Elke regel tegen de inkooporderregel en de goederenontvangst, met prijs- en hoeveelheidstoleranties per leverancier of categorie, voordat er iets wordt geboekt. |
| Boeken | Iemand controleert elk boekingsvoorstel en slaat het op of keurt het af. Met Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen boekt Exact bijvoorbeeld maandfacturen met een vast bedrag zonder controle. | Inkoopfacturen binnen je toleranties worden aangemaakt en verwerkt. De rest blijft een concept voor de persoon die jij kiest, met het verschil erbij. |
| Afwijkingen | Tijdens de controle wijst Exact op Stamgegevens controleren, Nieuwe relatie controleren en een factuurbedrag dat flink afwijkt van wat de leverancier gewoonlijk stuurt. Goedkeuringsflows richt je zelf in, en extra goedkeurders doen gratis mee. | De inkoper of het magazijn krijgt de vraag in Teams, Slack of de inbox, met de factuur, de bestelling en de ontvangst erbij. |
| Kosten | 3 boekingsvoorstellen per maand zitten in je abonnement, voor meer koop je bundels, en ook het scannen van XML-facturen wordt gerekend. Wie Exact Online voor Handel, Productie of Professional services gebruikt, heeft de module voor automatische factuurverwerking nodig. | Een vaste prijs per agent per maand, met de koppeling en het AI-gebruik inbegrepen binnen redelijk gebruik. Geen licenties per gebruiker. |
| Past het best als | Het gros van je facturen kosten zonder inkooporder zijn, elke maand van dezelfde leveranciers, of via Peppol binnenkomt. | De meeste facturen bij een inkooporder en een goederenontvangst horen, in allerlei opmaak binnenkomen, en je de foutloze geboekt wilt hebben zonder dat iemand ze opent. |
We denken dat de eigen verwerking van Exact Online genoeg is als je inkoopfacturen vooral vaste kosten of Peppol-facturen zijn: hij zit er al in, hij leert je grootboekrekeningen kennen en de eerste voorstellen kosten niets extra. We denken dat Lleverage past zodra facturen bij inkooporders horen en elke regel moet kloppen met wat besteld en ontvangen is. Lees meer over driewegmatching, of zie hoe de agent aan de verkoopkant orders aanmaakt in Exact Online.
Onze engineers zetten het met jullie op.
Het neemt meer van de factuurverwerking over naarmate het leert.
Forward deployed engineers matchen de eerste facturen naast je financeteam en koppelen de agent aan Exact Online. Zo is het werk in de eerste weken van tafel. Daarna automatiseert de agent stap voor stap: elke correctie leert hem je leveranciers, je toleranties en je grootboekrekeningen, en steeds minder facturen hebben iemand nodig die meekijkt.
Ze werken mee in jullie operatie. Ze spreken toleranties en kostenplaatsen af met je controller, stellen samen de zekerheidsgrens in en blijven erbij tijdens audits en updates van Exact. Zo heb je een team dat jullie administratie kent.
De financiële inbox, de toleranties, de controles en het log stel je zelf in. Onze documentatie en support staan achter je team, en je belt een engineer erbij wanneer je wilt.
Bespreek beide opties met ons ↗Veelgestelde vragen over automatische factuurverwerking in Exact Online
Wat is automatische factuurverwerking in Exact Online?
Het is de functie van Exact Online die inkoopfacturen en bonnen uitleest en er een boekingsvoorstel van maakt. Scan & Herken leest de tekst met OCR, daarna vult de Purchase Agent leverancier, btw-code en grootboekrekening in. Volgens Exact zit het standaard in Exact Online Boekhouden, met 3 voorstellen per maand in het abonnement.
Koppelt Exact Online inkoopfacturen automatisch aan inkooporders?
Nee, niet per regel. Hoort een factuur bij een bestelling, dan selecteert degene die het boekingsvoorstel controleert die bestelling in het pop-upvenster Te ontvangen facturen. Een controle tegen de goederenontvangst beschrijft Exact niet. De agent van Lleverage legt elke regel naast de inkooporderregel en de ontvangst voordat er iets geboekt wordt.
Kunnen we Scan & Herken houden voor onze kostenfacturen?
Als het voor jullie werkt, denken we van wel. Een logische verdeling: de scanservice van Exact boekt de huur, energie en softwarefacturen die hij goed aankan, en de agent van Lleverage neemt de facturen die bij een inkooporder horen en tegen bestelling en ontvangst moeten kloppen. Die verdeling spreken onze engineers af met finance.
Wat gebeurt er met inkoopfacturen zonder inkooporder?
Vracht en diensten komen vaak zonder bestelling binnen. Er valt dan niets driewegs te matchen, dus de agent controleert wat hij wel kan: de relatie, het rekeningnummer en de kostenplaats. Daarna gaat de factuur naar de goedkeurder die jouw regels aanwijzen, op bedrag en categorie, en er wordt niets geboekt in Exact Online voordat die akkoord geeft.
Waar staan onze factuurgegevens en wie ziet wat de agent deed?
Lleverage wordt standaard in de EU gehost en voldoet aan de AVG. In Exact Online krijgt de agent alleen de rollen en scopes die jullie per koppeling toekennen. De inkoopboeking zelf blijft in Exact staan. Per factuur zie je in de audittrail wat de agent las, aan welke inkooporder hij de regels koppelde en waarom. Meer over controle en audittrails.
De rest van de backoffice.
↗
Van offerte tot orderQuote & SellOffertes opgesteld, orders ingevoerd en bevestigd zodra ze binnenkomen.
↗
Van inkoop tot betalingSource & ProcureFacturen, inkooporders en bevestigingen, geboekt waar ze horen.
↗
Van forecast tot productiePlan & ProduceDe planning schuift mee als de werkelijkheid verandert.
↗
Van order tot leveringDeliver & SupportKlanten krijgen antwoord met de volledige context, in hun eigen kanaal.
↗
StamgegevensGovern & EnableStamgegevens schoon en gelijk in elk systeem.