Rechnungsverarbeitung in Exact Online,
Position für Position abgeglichen
Lleverage übernimmt die Rechnungsverarbeitung in Exact Online für Eingangsrechnungen, die zu einer Bestellung gehören. Ein AI Agent liest jede Rechnung aus dem Finanzpostfach, gleicht jede Position mit der Bestellzeile und dem Wareneingang ab und übergibt die Rechnungen, die stimmen, Ihrem Team zum Buchen. Eine Abweichung geht an die Person, die Sie bestimmen, mit der Differenz daneben.
Wie läuft die Rechnungsverarbeitung in Exact Online mit einem Agent?
In den Paketen von Exact Online für Großhandel und Produktion gehört eine Rechnung über Ware meist zu einer Bestellung, und das Lager bucht dagegen einen Wareneingang. Heute legt jemand aus der Kreditorenbuchhaltung die drei Belege nebeneinander und vergleicht sie mit dem Auge. Der Agent erledigt das in 4 Schritten, in denselben Datensätzen, mit denen Ihr Team arbeitet. Warum er dafür keine Vorlagen braucht, erklärt unser Beitrag über vorlagenfreie AI und OCR.
Die Rechnung lesen und den Lieferanten zuordnen
Ein PDF, ein Scan, eine XML-Datei oder eine weitergeleitete E-Mail kommt im Finanzpostfach an. Der Agent liest Rechnungsnummer, Bestellbezug, Umsatzsteuer und jede Position, mit einer Konfidenz pro Feld, und ordnet die Rechnung dem Lieferanten in Exact Online zu. Hochladen muss niemand etwas.
Bestellzeile und Wareneingang finden
Jede Rechnungsposition wird ihrer Bestellzeile zugeordnet und dem Wareneingang, den das Lager dagegen gebucht hat, in der REST API von Exact das Objekt GoodsReceipts. Eine Position, die noch nicht eingetroffen ist, hält der Agent an, bis das Lager den Eingang bucht.
Preis, Menge und Bankverbindung prüfen
Der Preis wird gegen die Bestellung geprüft, die Menge gegen den Wareneingang, die Kostenstelle gegen die Bestellung und die Bankverbindung auf der Rechnung gegen die beim Lieferanten hinterlegte. Wie viel Abweichung erlaubt ist, legen Sie pro Lieferant oder Kategorie fest, und jede Prüfung hat ihr eigenes Ergebnis.
Übergeben, was stimmt, Abweichungen markieren
Rechnungen innerhalb Ihrer Toleranzen gehen abgeglichen an Ihr Team, mit Bestellzeile und Wareneingang daneben, bereit zum Buchen in Exact Online. Eine Rechnung mit einer Position außerhalb davon geht an die Person, die Sie bestimmen, mit der Differenz daneben.
Rechnungsverarbeitung in Exact Online, die den Stapel jeden Tag abarbeitet.
Eingangsrechnungen werden mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen, und was stimmt, liegt am Tag des Eingangs in Exact Online zum Buchen bereit. So ist das Buchen nur noch eine kurze Prüfung und Rechnungen werden pünktlich bezahlt. Ihre Kreditorenbuchhaltung öffnet nur noch die Rechnungen mit einer echten Abweichung.
Mehr erfahrenBeispieldaten
Eine Eingangsrechnung in Exact Online, dreifach abgeglichen.
Noordkamp Lagers schickt eine PDF-Rechnung über EUR 18.240. In Exact Online liegen die Bestellung und der Wareneingang schon vor, und mit beiden muss die Rechnung Zeile für Zeile übereinstimmen.
Beispieldaten
Was prüft der Agent, bevor Ihr Team eine Rechnung in Exact Online bucht?
Preis, erhaltene Menge, Kostenstelle und die Bankverbindung des Lieferanten werden jeweils gegen Exact Online geprüft, mit einer Toleranz, die Sie festlegen. Rechnungen innerhalb davon gehen abgeglichen an Ihr Team zum Buchen. Alles außerhalb wartet in der Buchhaltung, mit Bestellung und Wareneingang daneben.
Beispieldaten
Exact Online allein oder mit Lleverage: Rechnungsverarbeitung im Vergleich
Exact Online verarbeitet Einkaufsrechnungen selbst: Aus jeder hochgeladenen oder empfangenen Rechnung macht der Purchase Agent einen Buchungsvorschlag. Am 4. November 2026 haben wir dazu die Exact-Support-Wissensdatenbank, die REST-API-Referenz von Exact Online und Exacts Seite zur automatischen Rechnungsverarbeitung gelesen.
| Exact Online allein | Lleverage | |
|---|---|---|
| Einstieg | Hier ist Exact im Vorteil. Laut Exact ist die automatische Rechnungsverarbeitung in allen Editionen von Exact Online Boekhouden enthalten und arbeitet mit den Lieferanten und Buchungen, die schon in Ihrer Verwaltung stehen. | Forward deployed engineers gleichen die ersten Rechnungen mit Ihrem Finanzteam ab. Der erste Ablauf läuft in der Regel innerhalb weniger Wochen unter Aufsicht. |
| Wie Rechnungen hereinkommen | Per Upload, per E-Mail, als Foto vom Smartphone oder Tablet oder als E-Rechnung über Peppol. Peppol-Rechnungen kommen laut Exact immer vollständig an und brauchen meist nur noch eine Genehmigung. | Ja: Der Agent arbeitet das Finanzpostfach ab, an das Ihre Lieferanten heute schon schreiben, und liest PDFs, Scans, XML-Dateien und weitergeleitete E-Mails, sobald sie eintreffen. |
| Lesen und Kontieren | Der Purchase Agent liest die Belege, schlägt das Sachkonto vor und meldet auffällige Beträge. Exact nennt dafür eine Genauigkeit von 98 %. | Ja: Er liest jedes Layout ohne Vorlage und gibt jedem Feld eine Konfidenz. Unter Ihrer Schwelle legt er die Rechnung einem Menschen vor. |
| Bestellung und Wareneingang | Gehört die Rechnung zu einer Bestellung, wählt die prüfende Person die Bestellungen im Pop-up-Fenster Einzugehende Rechnungen aus. Eine Prüfung jeder Zeile gegen den Wareneingang beschreibt Exact nicht. | Ja: Jede Position wird gegen Bestellzeile und Wareneingang geprüft, mit Preis- und Mengentoleranzen pro Lieferant oder Kategorie, bevor Ihr Team etwas bucht. |
| Was in Exact Online ankommt | Jemand prüft jeden Buchungsvorschlag, wählt Artikelrechnung oder Kostenrechnung und speichert oder verwirft ihn. Pro Lieferant legen Sie fest, wie seine Rechnungen gebucht werden. | Ja: Einkaufsrechnungen innerhalb Ihrer Toleranzen gehen abgeglichen an Ihr Team zum Buchen. Der Rest geht an die Person, die Sie bestimmen, mit benannter Differenz. |
| Wer eine Abweichung klärt | Bei der Prüfung zeigt Exact Stammdaten prüfen, Neue Kontaktdaten prüfen und einen Hinweis, wenn der Betrag stark von den üblichen Rechnungen des Lieferanten abweicht. Genehmigungsabläufe legen Sie selbst fest, und weitere Genehmiger nehmen kostenlos teil. | Ja: Der Agent fragt den Einkäufer oder das Lager in Teams, Slack oder im Postfach, mit Rechnung, Bestellung und Wareneingang im Anhang, und macht mit der Antwort weiter. |
| Überblick und Nachweis | Die Seite Einkauf | Übersicht zeigt in drei Registerkarten die empfangenen Dokumente, die Buchungsvorschläge und die gebuchten Rechnungen. | Ja: Pro Rechnung hält das Protokoll fest, was der Agent gelesen hat, welchen Bestellzeilen er die Positionen zugeordnet hat und warum er eine Rechnung weitergab oder anhielt. |
| Passt am besten, wenn | Die meisten Rechnungen Kosten ohne Bestellung sind, jeden Monat von denselben Lieferanten kommen oder über Peppol eintreffen. | Die meisten Rechnungen zu Bestellung und Wareneingang gehören, in jedem Layout ankommen und die sauberen buchungsbereit sein sollen, ohne dass jemand sie öffnet. |
Wir denken, dass die eigene Verarbeitung von Exact Online reicht, wenn Ihre Eingangsrechnungen vor allem feste Kosten oder Peppol-Rechnungen sind: Sie steckt schon in Exact und lernt Ihre Sachkonten. Wir denken, dass Lleverage passt, sobald Rechnungen zu Bestellungen gehören und jede Zeile mit dem übereinstimmen muss, was bestellt und geliefert wurde. Mehr zum Dreifachabgleich und zur Anbindung an Exact Online.
Unsere Engineers richten den Agent mit Ihnen ein.
Mit allem, was er lernt, übernimmt er mehr von der Rechnungsverarbeitung.
Forward deployed engineers gleichen die ersten Rechnungen neben Ihrem Finanzteam ab und binden den Agent an Exact Online an. So ist die Arbeit innerhalb weniger Wochen vom Tisch. Eine Korrektur wird zur Änderung am Skill, sobald ein Mensch sie freigibt.
Sie arbeiten mitten in Ihrem Betrieb. Sie stimmen Toleranzen und Kostenstellen mit Ihrem Controller ab. Die Konfidenzschwelle legen Sie fest.
Finanzpostfach, Toleranzen, Prüfungen und Protokoll konfigurieren Sie selbst. Unsere Dokumentation und unser Support stehen hinter Ihrem Team, und ein Engineer ist jederzeit nur einen Anruf entfernt.
Sprechen Sie mit uns über beide Wege ↗Häufige Fragen zur Rechnungsverarbeitung in Exact Online
Was macht die automatische Rechnungsverarbeitung von Exact Online?
Aus jeder hochgeladenen oder empfangenen Einkaufsrechnung erstellt Exact Online einen Buchungsvorschlag. Der Purchase Agent liest den Beleg, schlägt das Sachkonto vor und meldet auffällige Beträge. Jemand prüft den Vorschlag unter Einkauf | Übersicht, ändert ihn bei Bedarf und speichert ihn. Laut Exact ist die Funktion in allen Editionen von Exact Online Boekhouden enthalten.
Gleicht Exact Online Rechnungen automatisch mit Bestellungen ab?
Nicht Zeile für Zeile. Gehört eine Rechnung zu einer Bestellung, wählt die prüfende Person die Bestellung im Pop-up-Fenster Einzugehende Rechnungen aus. Einen Abgleich mit dem Wareneingang beschreibt Exact nicht. Der Agent von Lleverage prüft jede Position gegen Bestellzeile und Wareneingang, bevor Ihr Team die Einkaufsrechnung bucht, und hält eine Abweichung zurück, bis eine Person entscheidet.
Können wir den Purchase Agent für unsere Kostenrechnungen behalten?
Wenn er für Sie funktioniert, denken wir: ja. Eine sinnvolle Aufteilung: Exact bucht die Rechnungen für Miete, Energie und Software, die es gut erkennt, und der Agent von Lleverage übernimmt die Rechnungen, die zu einer Bestellung gehören und mit Bestellung und Wareneingang übereinstimmen müssen. Diese Aufteilung stimmen unsere Engineers mit Ihrer Buchhaltung ab.
Wie behandelt der Agent Rechnungen ohne Bestellung in Exact Online?
Eine Speditions- oder Wartungsrechnung hat in Exact Online oft keine Bestellung und keinen Wareneingang. Der Agent prüft dann den Lieferanten, die Bankverbindung und die Kostenstelle, und schickt die Rechnung dem Genehmiger, den Ihre Regeln für diesen Betrag und diese Kategorie vorsehen. Ihr Team bucht sie erst nach dessen Zustimmung.
Wie wird Lleverage an Exact Online angebunden, und wer sieht, was der Agent tut?
Der Agent füllt in Exact Online dieselben Felder wie Ihr Team, über die Schnittstellen von Exact, mit eigenen Rollen und Berechtigungen pro Verbindung. Gehostet wird standardmäßig in der EU, DSGVO-konform. Die Belege bleiben in Exact, und das Protokoll zeigt pro Rechnung, was der Agent tat. Mehr zu Kontrolle und Prüfpfaden.
Der Rest des Backoffice.
↗
Vom Angebot zum AuftragQuote & SellAngebote erstellt, Aufträge erfasst und bestätigt, sobald sie eintreffen.
↗
Vom Einkauf bis zur ZahlungSource & ProcureRechnungen, Bestellungen und Bestätigungen, dort bereitgestellt, wo sie hingehören.
↗
Von der Prognose zur ProduktionPlan & ProduceDer Plan passt sich an, wenn sich die Lage ändert.
↗
Vom Auftrag bis zur LieferungDeliver & SupportKunden bekommen Antworten mit vollem Kontext, in ihrem eigenen Kanal.
↗
StammdatenGovern & EnableStammdaten sauber und in jedem System gleich.