Inkoopfacturen verwerken in Business Central,
gecontroleerd voordat ze worden geboekt
Lleverage laat een AI agent je inkoopfacturen verwerken in Dynamics 365 Business Central. De agent leest elke factuur uit de financiële inbox, legt elke regel naast de inkooporder en de geboekte ontvangst, en boekt de facturen die kloppen. Een afwijking blijft ongeboekt staan, met het verschil erbij. Een betaling vrijgeven blijft mensenwerk.
Zo verwerkt de agent inkoopfacturen in Business Central
Zonder agent opent iemand van de crediteurenadministratie elke pdf, zoekt de leverancier op, haalt de ontvangstregels op in een nieuwe inkoopfactuur en loopt elke regel met de hand na. De agent doet dat in 4 stappen, in dezelfde inkoopdocumenten waarmee je team werkt. Hoe dat uitpakt in de groothandel lees je in onze blog over factuurautomatisering in Business Central.
De factuur ophalen en de leverancier vinden
Er komt een pdf, een scan of een doorgestuurde e-mail binnen in de financiële inbox. De agent leest het factuurnummer van de leverancier, de orderreferentie, de btw en elke regel, met een zekerheid per veld, en koppelt de factuur eerst aan de juiste leverancierskaart in Business Central.
De inkooporder en de geboekte ontvangst erbij zoeken
Elke factuurregel gaat naar zijn inkooporderregel en naar de geboekte inkoopontvangst daarachter: dezelfde ontvangstregels die een medewerker anders zelf ophaalt. Heeft het magazijn een regel nog niet ontvangen, dan wordt die niet op goed vertrouwen gefactureerd maar aangehouden.
Prijs, aantal en bankrekening controleren
De directe kostprijs tegen de order, het aantal tegen wat binnenkwam, de dimensies tegen de order, en het bankrekeningnummer op de factuur tegen de bankrekeningen die Business Central van die leverancier kent. De tolerantie stel je zelf in, per leverancier of per categorie.
De inkoopfactuur aanmaken en boeken wat klopt
De agent maakt de inkoopfactuur aan via de API van Business Central, gekoppeld aan de ontvangstregels. Valt alles binnen je toleranties, dan wordt hij geboekt en staat hij in de leveranciersposten, klaar voor het betalingsdagboek. Valt iets erbuiten, dan blijft hij ongeboekt en gaat hij naar de persoon die jij kiest.
Inkoopfacturen verwerken in Business Central op de dag dat ze binnenkomen.
Elke inkoopfactuur wordt naast de inkooporder en de geboekte ontvangst gelegd, en de facturen die kloppen staan dezelfde dag geboekt in Business Central. Zo zijn de leveranciersposten bij en staat het betalingsdagboek op tijd klaar. Je crediteurenteam opent alleen nog de facturen met een echte afwijking.
Meer wetenEén inkoopfactuur in Business Central, regel voor regel nagelopen.
Noordkamp Lagers stuurt een pdf-factuur van EUR 18.240. In Business Central staan de inkooporder en de geboekte ontvangst al klaar, en daar moet de factuur regel voor regel mee kloppen.
Wat de agent controleert voordat een factuur in Business Central wordt geboekt
Directe kostprijs, ontvangen aantal, dimensies en het bankrekeningnummer van de leverancier worden elk getoetst aan Business Central, met een tolerantie die jij instelt. Facturen daarbinnen worden vanzelf geboekt. Alles daarbuiten blijft ongeboekt staan voor finance, met de order en de ontvangst ernaast.
De Payables Agent van Business Central of Lleverage: wat past wanneer?
Microsoft levert zelf een Payables Agent in Business Central, naast de goedkeuringswerkstromen die het pakket al had. Op 7 oktober 2026 lazen we op Microsoft Learn het overzicht, de inrichting en de veelgestelde vragen van die agent, de lijst met ondersteunde talen en de uitleg over goedkeuringswerkstromen voor inkoop. Elke uitspraak in de middelste kolom komt van die pagina’s.
| Payables Agent (Microsoft) | Lleverage | |
|---|---|---|
| Hoe facturen binnenkomen | De agent bewaakt per bedrijf 1 Microsoft 365-mailbox, of 1 map daarin. Alleen e-mails met een pdf-bijlage worden verwerkt, en een e-mail met meer dan 10 bijlagen slaat hij helemaal over. Microsoft raadt een interne gedeelde mailbox aan die je leveranciers niet kennen. | De agent werkt de financiële inbox af waar je leveranciers nu al naartoe mailen, en leest pdf’s, scans en doorgestuurde e-mails zodra ze binnenkomen, ook in het weekend. |
| Omvang en aantallen | Geen pdf’s van meer dan 10 pagina’s of 5 MB. Hooguit 100 e-mails en 500 facturen per dag. | Het AI-gebruik valt binnen de maandprijs bij redelijk gebruik, en een verandering in volume bespreken we met je voordat die op een factuur verschijnt. |
| Nederlandse facturen | Leest de pdf uit met Azure Document Intelligence. De overzichtspagina noemt de agent alleen in het Engels gevalideerd en ondersteund, terwijl de lijst met ondersteunde talen Nederlands (nl-NL en nl-BE) wel noemt. | Leest op betekenis in plaats van met een sjabloon, met een zekerheid per veld. Klanten op Business Central zoals Xpol draaien het al op orders van Franse, Zwitserse en Nederlandse retailers. |
| De leverancier herkennen | Zoekt op btw-nummer, GLN, naam en adres, en daarna met AI. Op aanwijzing van een gebruiker maakt de agent een nieuwe leverancier aan, die geblokkeerd blijft tot iemand de blokkering opheft. | Koppelt de factuur aan de leverancierskaart en controleert het bankrekeningnummer op de factuur tegen dat in Business Central. Een onbekende leverancier gaat naar een mens. |
| Matchen met de inkooporder | Stelt inkooporderregels voor, en Business Central toetst aantal, ontvangst, eenheid en prijs. Een prijswaarschuwing verschijnt boven het percentage in E-Document Matching Difference %. Regels van het type Charge (Item) en orderregels met vooruitbetaling worden niet ondersteund. | Elke regel getoetst aan de order en de geboekte ontvangst, met toleranties per leverancier of categorie, voordat de factuur wordt weggeschreven. |
| Wat er in Business Central komt | Een mens beoordeelt het concept, daarna maakt de agent er een ongeboekte inkoopfactuur van. Boeken doet hij nooit: dat doet een gebruiker. | Facturen binnen je toleranties worden aangemaakt en geboekt. De rest blijft ongeboekt staan voor de persoon die jij kiest, met het verschil erbij. |
| Goedkeuringen | De kracht van Business Central. Goedkeuringswerkstromen met fiatteurs, vervangers en bedragslimieten per gebruiker, met meldingen per e-mail of interne notitie, en een Purchase Invoice Workflow kan een vrijgegeven factuur boeken. De agent heeft zelf geen goedkeuringsflow en laat die aan Business Central. | Verzoeken komen binnen in Teams, Slack of de inbox van de eigenaar, verdeeld op bedrag en categorie. Een goedkeuring die blijft liggen, escaleert. |
| Inrichting en prijs | Zit er al in: activeren, een mailbox kiezen en gebruikers toegang geven. De eerste 50 facturen zijn gratis in de proefmodus, daarna gaan er Copilot Credits af. Zijn die op, dan neemt de agent geen nieuwe facturen meer aan. | Forward deployed engineers bouwen de eerste flow met je financeteam. Een vaste prijs per agent per maand, met de koppeling inbegrepen en zonder licenties per gebruiker. |
| Past het best als | Facturen als korte pdf binnenkomen van bekende leveranciers, ruim onder de 500 per dag, en je crediteurenteam elke factuur toch zelf nakijkt en boekt in Business Central. | Facturen binnenkomen als scan of lange pdf, in meerdere talen, afwijkingen een inkoper of het magazijn nodig hebben, en je de foutloze facturen geboekt wilt hebben zonder dat iemand ze opent. |
We denken dat de Payables Agent een prima begin is als je leveranciers korte pdf’s sturen en je team elke factuur zelf wil nakijken en boeken: hij zit al in Business Central, de eerste 50 facturen kosten niets en je goedkeuringswerkstromen blijven werken. We denken dat Lleverage past zodra het volume, de talen of de afwijkingen meer vragen dan die controle per factuur. Meer over driewegmatching en over verkooporders in Business Central.
Onze engineers zetten het met jullie op.
Het neemt meer van de factuurverwerking over naarmate het leert.
Forward deployed engineers matchen de eerste facturen naast je financeteam en koppelen de agent aan Business Central. Zo is het werk al in de eerste weken van tafel, lang voor het eind van een project. Daarna automatiseert de agent stap voor stap: elke correctie leert hem je leveranciers, je toleranties en je grootboekrekeningen, en steeds minder facturen hebben iemand nodig die meekijkt.
Ze werken mee in jullie operatie. Ze spreken toleranties en dimensies af met je controller, stellen samen de zekerheidsgrens in en blijven erbij tijdens audits en updates van Business Central. Zo heb je een team dat jullie administratie kent.
De financiële inbox, de toleranties, de controles en het log stel je zelf in. Onze documentatie en support staan achter je team, en je belt een engineer erbij wanneer je wilt.
Bespreek beide opties met ons ↗Veelgestelde vragen over inkoopfacturen in Business Central
Werkt de Payables Agent van Business Central met Nederlandse facturen?
Microsoft is er niet eenduidig over. De overzichtspagina noemt de agent alleen in het Engels gevalideerd, terwijl de lijst met ondersteunde talen Nederlands wel noemt (Microsoft Learn, gelezen op 7 oktober 2026). De agent leest alleen pdf’s en boekt zelf nooit. We denken dat hij past bij korte pdf’s die iemand toch al nakijkt.
Hoe koppelt Lleverage met Business Central?
Via de API van Business Central, met dezelfde rechten als iemand van de crediteurenadministratie en niets meer. Business Central controleert dus elk veld zoals bij je eigen team. Topa en Koninklijke Dekker draaien al agents van Lleverage die op deze manier verkooporders aanmaken in Business Central. Meer over integraties.
Werkt het ook met Navision of Business Central on-prem?
Ja. Lleverage koppelt met Business Central online, met on-prem installaties en met Navision. Servers achter je firewall bereikt de agent zonder ze open te zetten naar internet. Heeft een oudere Navision-versie geen API, dan werkt de agent in het scherm met de rechten van een medewerker. Onze engineers zetten de koppeling op met je team.
Kunnen we onze goedkeuringswerkstroom in Business Central houden?
Als die voor jullie werkt, denken we van wel: fiatteurs met bedragslimieten zijn een sterk punt van Business Central. De agent kan een factuur ongeboekt laten staan voor die werkstroom, of de goedkeuring naar Teams, Slack of de inbox van de eigenaar sturen. Hoe je het ook inricht, een betaling vrijgeven blijft mensenwerk.
Wat gebeurt er met inkoopfacturen zonder inkooporder?
Vracht, energie en diensten komen vaak zonder order binnen. Er valt dan niets driewegs te matchen, dus de agent controleert wat hij wel kan: de leverancierskaart, het bankrekeningnummer en de dimensies. Daarna gaat de factuur naar de fiatteur die jouw regels aanwijzen, op bedrag en categorie, en er wordt niets geboekt voordat die akkoord geeft.
Waar staan onze factuurgegevens en wie ziet wat de agent deed?
Lleverage wordt standaard in de EU gehost en voldoet aan de AVG, met on-prem waar je dat nodig hebt. Business Central blijft het systeem waarin alles vastligt, er komt geen tweede grootboek bij, en elke run wordt gelogd: wat de agent las, wat hij besloot en waarom, en welke inkoopfactuur hij raakte. Meer over controle en audittrails.
De rest van de backoffice.
↗
Van offerte tot orderQuote & SellOffertes opgesteld, orders ingevoerd en bevestigd zodra ze binnenkomen.
↗
Van inkoop tot betalingSource & ProcureFacturen, inkooporders en bevestigingen, geboekt waar ze horen.
↗
Van forecast tot productiePlan & ProduceDe planning schuift mee als de werkelijkheid verandert.
↗
Van order tot leveringDeliver & SupportKlanten krijgen antwoord met de volledige context, in hun eigen kanaal.
↗
StamgegevensGovern & EnableStamgegevens schoon en gelijk in elk systeem.