Rechnungsverarbeitung in Dynamics 365 F&O,
vom Postfach bis zur abgeglichenen Rechnung
Lleverage übernimmt die Rechnungsverarbeitung in D365 F&O mit einem AI Agent. Er liest Eingangsrechnungen aus dem Finanzpostfach, findet das Kreditorenkonto in der richtigen juristischen Person und gleicht jede Position mit Bestellung und Produktzugang ab. Was übereinstimmt, geht abgeglichen an Ihr Team. Eine Abweichung wartet auf die Buchhaltung, mit der Differenz als Hinweis.
Wie läuft die Rechnungsverarbeitung in D365 F&O mit dem Agent?
Ohne Agent erfasst jemand aus der Kreditorenbuchhaltung jede Rechnung auf der Seite Kreditorenrechnungen, wählt die passenden Produktzugänge und öffnet die Details zum Rechnungsabgleich, sobald ein Abweichungssymbol erscheint. Der Agent erledigt das Lesen und den Abgleich in 4 Schritten, und das Anlegen und Buchen der Kreditorenrechnung bleibt bei Ihrem Team in F&O, mit Ihren Abgleichsrichtlinien. Warum der Abgleich zählt, erklärt unser Beitrag zum dreiseitigen Abgleich.
Rechnung lesen, juristische Person bestimmen
Ein PDF, ein Scan oder eine weitergeleitete E-Mail kommt im Finanzpostfach an. Der Agent liest Rechnungsnummer, Bestellbezug, Umsatzsteuer und jede Position, jeweils mit einer Konfidenz. Dann bestimmt er die juristische Person, an die die Rechnung gerichtet ist, und das Kreditorenkonto dort, denn F&O führt für einen Lieferanten pro juristischer Person ein eigenes Konto.
Bestellung und Produktzugänge zuordnen
Jede Rechnungsposition wird ihrer Bestellposition zugeordnet und den gebuchten Produktzugängen dahinter, auch wenn die Ware in mehreren Teillieferungen kam. Eine Position, die das Lager noch nicht erhalten hat, hält der Agent zurück, bis der Produktzugang gebucht ist.
Preis, Menge und Zuschläge prüfen
Der Nettostückpreis wird gegen die Bestellung geprüft, die Menge gegen den Produktzugang, Fracht und andere Zuschläge gegen die Bestellung. Die Toleranz legen Sie fest.
Übergeben, was stimmt, den Rest markieren
Rechnungen innerhalb Ihrer Toleranzen gehen abgeglichen an Ihr Team, mit Bestellung und Produktzugängen dabei, bereit zum Buchen durch Ihr Team in Dynamics 365 F&O, wo F&O den Abgleich so prüft, wie es das bei Ihren Kreditorenbuchhaltern tut. Eine Rechnung mit einer Position außerhalb geht mit der Differenz an die Person, die Sie bestimmen.
Kreditorenrechnungen in D365 F&O abgeglichen, sobald sie eintreffen.
Eingangsrechnungen werden mit Bestellung und Produktzugang abgeglichen, sobald sie eintreffen, in jeder juristischen Person. Ihre Kreditorenbuchhaltung öffnet nur noch Rechnungen mit einer echten Abweichung.
Mehr erfahrenBeispieldaten
Eine Kreditorenrechnung in D365 F&O, dreiseitig abgeglichen.
Noordkamp Lagers schickt eine Rechnung über EUR 18.240 ins Finanzpostfach. In Dynamics 365 F&O liegen die Bestellung und der Produktzugang, mit denen sie Position für Position übereinstimmen muss.
Beispieldaten
Was der Agent prüft, bevor eine Kreditorenrechnung an F&O geht
Nettostückpreis, erhaltene Menge und Zuschläge werden jeweils gegen Dynamics 365 F&O geprüft, mit einer Toleranz, die Sie festlegen. Was darin liegt, geht abgeglichen an Ihr Team. Alles andere wartet auf die Buchhaltung, mit Bestellung und Produktzugang daneben.
Beispieldaten
Invoice Capture in Dynamics 365 Finance oder Lleverage: was passt wann?
Für Kreditorenrechnungen bietet Microsoft in Dynamics 365 Finance 3 Bausteine: Invoice Capture, das Rechnungsdateien mit AI Builder ausliest, die Prüfung des Rechnungsabgleichs und die Kreditorenrechnungsautomatisierung, die Produktzugänge im Hintergrund abgleicht und Rechnungen an den Workflow übergibt. Wir haben am 3. November 2026 die deutschen Seiten von Microsoft Learn zu allen 3 Bausteinen gelesen.
| Microsofts eigene Werkzeuge | Lleverage | |
|---|---|---|
| Wie Rechnungen hereinkommen | Invoice Capture überwacht Kanäle in Microsoft 365 Outlook, Outlook.com, OneDrive oder SharePoint und nimmt direkte Uploads an. Unterstützt werden PDF, PNG, JPG, JPEG, TIF und TIFF bis 20 MB, und ein Dateifilter sortiert Dateien nach Name, Größe oder Abmessungen aus. | Der Agent arbeitet das Finanzpostfach ab, an das Ihre Lieferanten heute schon schreiben, und liest PDFs, Scans und weitergeleitete E-Mails, sobald sie eintreffen. |
| Die Rechnung auslesen | Ein vordefiniertes AI Builder-Modell verarbeitet die gängigsten Rechnungen in verschiedenen Sprachen, komplexere Layouts aber nicht. Dafür lässt sich ein eigenes Modell trainieren, das dann keine Konfidenzwerte und keine Positionen der Rechnungszeilen liefert. Eine Konfigurationsgruppe markiert Felder unter einer Schwelle zur Prüfung, standardmäßig 60 als Fehler und 90 als Warnung. | Liest jedes Layout ohne Vorlage pro Lieferant und vergibt pro Feld eine Konfidenz. Ein Feld unter Ihrer Schwelle prüft eine Person in der Anfrage, und beim Darüberfahren leuchtet der Wert im PDF daneben auf. |
| Kreditor und Bestellung finden | Leitet juristische Person, Kreditorenkonto, Rechnungstyp, Beschaffungskategorie, Währung und Bestellung ab. Kontinuierliches Lernen überträgt die Korrektur eines Sachbearbeiters auf spätere Rechnungen mit demselben Kontext, und eine Option lässt nur bestätigte Bestellungen zu. | Ordnet die Rechnung dem Kreditorenkonto in der richtigen juristischen Person zu. |
| Der dreiseitige Abgleich | Hier ist Microsoft stark: zweiseitiger oder dreiseitiger Abgleich pro juristischer Person, überschreibbar pro Artikel, Kreditor, Kombination aus beiden oder Bestellposition, mit Preistoleranzen nach Artikel und Kreditor, dazu Abgleich von Rechnungssummen, Zuschlägen und Preissummen. Die Kreditorenrechnungsautomatisierung gleicht gebuchte Produktzugänge stündlich oder täglich ab. | Dieselben Belege Position für Position verglichen, bevor jemand die Rechnung in F&O anlegt, innerhalb Ihrer Toleranzen. Ihre Abgleichsrichtlinien und die Prüfung in F&O laufen weiter, wenn die Rechnung angelegt wird. |
| Eine Position außerhalb der Toleranz | Auf den Seiten Kreditorenrechnung und Details zum Rechnungsabgleich erscheinen Abweichungssymbole. Je nach Parameter braucht das Buchen mit Abweichungen eine Genehmigung, oder die Rechnung lässt sich mit Warnung buchen. | Die Rechnung geht an die Person, die Sie bestimmen, mit Bestellung, Produktzugang und Differenz, und mit ihrer Antwort arbeitet der Agent weiter. Eine Korrektur wird erst zur Änderung am Skill, wenn ein Mensch sie freigibt. |
| Genehmigen und buchen | Importierte Rechnungen werden im Hintergrund an das Workflowsystem übergeben, und eine automatisierte Buchungsaufgabe im Workflow macht den Ablauf berührungslos. Manuell erfasste Rechnungen reicht man selbst beim Workflow ein. Nach dem Buchen kann automatisch ein Zahlungsvorschlag folgen. | Die Person, die Sie bestimmen, bekommt die Anfrage in Teams oder Slack. Ihr Workflow für Kreditorenrechnungen in F&O kann der Genehmigungsschritt bleiben. |
| Rechnungen ohne Bestellung | Eine Konfigurationsgruppe verarbeitet Rechnungen mit Bestellung, ohne Bestellbezug und Kostenrechnungen, und Kostenrechnungen lassen sich als Rechnungsjournal übertragen. Finanzdimensionen auf Kostenrechnungen nannte der TechTalk zur allgemeinen Verfügbarkeit als Punkt der Roadmap. | Hier gibt es nichts dreiseitig abzugleichen. Der Agent liest Rechnung und Kreditor und schickt die Rechnung an den Genehmiger, den Ihre Regeln nennen. |
| Einrichtung | Braucht eine Dataverse-Umgebung mit Power Platform-Integration, die Installation über Microsoft Marketplace, Verbindungen zu AI Builder und Rollen wie InvoiceCaptureOperator. Dynamics 365 Finance enthält 100 erfasste Rechnungen pro Mandant und Monat, mehr gibt es in Monatspaketen zu 1.000 Transaktionen. | Forward deployed engineers bauen den ersten Ablauf mit Ihrer Kreditorenbuchhaltung an echten Rechnungen und richten die Anbindung an F&O mit Ihrem Team ein. Ein fester Monatspreis pro Agent, die Anbindung inklusive, keine Lizenzen pro Benutzer. |
| Passt am besten, wenn | Rechnungen als saubere PDFs zu Bestellungen kommen, Ihr Team ohnehin mit Power Platform arbeitet und Kreditorenbuchhalter die Ausnahmen in der Ansicht mit Rechnung und Daten nebeneinander prüfen. | Rechnungen als Scans und in wechselnden Layouts über mehrere juristische Personen kommen, Abweichungen den Einkauf oder das Lager brauchen und die Buchhaltung nur noch Rechnungen mit Abweichung öffnen soll. |
Wir denken, dass Microsofts eigene Werkzeuge reichen, wenn Rechnungen als saubere PDFs zu bestätigten Bestellungen kommen: Die Abgleichsrichtlinien in F&O sind gründlich, und Invoice Capture mit automatisierter Buchungsaufgabe bucht einen Teil der Rechnungen schon berührungslos. Lleverage passt nach unserer Einschätzung, wenn Sie vor allem das Auslesen jedes Layouts und das Nachfassen bei Abweichungen loswerden wollen. Mehr zu Software für den Rechnungsabgleich und zu Verkaufsaufträgen in D365 F&O.
Unsere Engineers richten den Agent mit Ihnen ein.
Verbesserungen an einem Skill gehen erst live, nachdem ein Mensch sie freigegeben hat.
Forward deployed engineers gleichen die ersten Rechnungen neben Ihrem Finanzteam ab und binden den Agent an Dynamics 365 F&O an, sodass der erste Prozess meist innerhalb weniger Wochen unter Aufsicht läuft. Danach wird eine Korrektur zur Änderung am Skill, sobald ein Mensch sie freigibt.
Sie stimmen Toleranzen mit Ihrem Controller ab. Die Konfidenzschwelle legen Sie fest.
Finanzpostfach, Toleranzen, Prüfungen und Protokoll konfigurieren Sie selbst. Unsere Dokumentation steht hinter Ihrem Team.
Sprechen Sie mit uns über beide Wege ↗Häufige Fragen zur Rechnungsverarbeitung in D365 F&O
Reicht Invoice Capture in Dynamics 365 Finance für die Rechnungsverarbeitung?
Für manche Teams ja. Invoice Capture liest PDF- und Bilddateien aus Outlook, OneDrive oder SharePoint mit einem AI Builder-Modell, leitet juristische Person, Kreditorenkonto und Bestellung ab und kann über eine automatisierte Buchungsaufgabe im Workflow berührungslos buchen. Wir denken, es passt zu sauberen PDFs gegen bestätigte Bestellungen, wenn Ihr Team die übrigen Rechnungen selbst prüft.
Wie verbindet sich Lleverage mit Dynamics 365 F&O?
Über eine eigene Anbindung an Finance and Operations, die unsere Engineers in denselben Monaten wie das Projekt bei SIG Benelux gebaut haben. Unser Team richtet sie mit Ihnen ein. Sie melden sich mit einem Microsoft-Konto an, das Zugriff auf die Umgebung hat, und dessen Rechte bestimmen, was der Agent sieht und ändert. Mehr zu Integrationen.
Gelten unsere Abgleichsrichtlinien und der Rechnungsworkflow in D365 weiter?
Ja. Zweiseitiger oder dreiseitiger Abgleich, Ihre Preistoleranzen und der Workflow für Kreditorenrechnungen laufen in F&O weiter, denn Ihr Team legt die Kreditorenrechnung dort an und bucht sie wie bisher. Davor prüft der Agent selbst, innerhalb Ihrer Toleranzen, sodass eine Rechnung mit Abweichung zuerst bei einem Menschen landet.
Wie geht der Agent mit mehreren juristischen Personen in F&O um?
Liefert ein Lieferant an 3 juristische Personen, führt F&O für ihn 3 Kreditorenkonten. Der Agent liest, an welche Gesellschaft die Rechnung adressiert ist, wählt das Konto dort und gleicht nur mit Bestellungen und Produktzugängen dieser Gesellschaft ab. Ist die Gesellschaft auf der Rechnung nicht eindeutig, entscheidet eine Person aus Ihrem Team.
Was passiert mit Kostenrechnungen ohne Bestellung?
Fracht, Energie oder Wartungsverträge kommen meist ohne Bestellung. Der Agent liest die Rechnung, sucht das Kreditorenkonto in der juristischen Person auf der Rechnung und schickt sie an den Genehmiger, den Ihre Regeln nennen, der entscheidet, bevor etwas gebucht wird. Eine Zahlung gibt immer ein Mensch frei.
Wie schnell laufen die ersten Kreditorenrechnungen über den Agent?
Meist läuft der erste Ablauf innerhalb weniger Wochen unter Aufsicht. Unsere forward deployed engineers bauen ihn mit Ihrer Kreditorenbuchhaltung an echten Rechnungen aus Ihrer F&O-Umgebung. Ein vollständiger Audit-Trail zeigt, was der Agent getan hat. Die Rechte des F&O-Kontos bestimmen, was der Agent sehen und ändern kann. Mehr zu Kontrolle und Prüfpfaden.
Der Rest des Backoffice.
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Vom Angebot zum AuftragQuote & SellAngebote erstellt, Aufträge erfasst und bestätigt, sobald sie eintreffen.
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Vom Einkauf bis zur ZahlungSource & ProcureRechnungen, Bestellungen und Bestätigungen, dort abgeglichen, wo sie hingehören.
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Von der Prognose zur ProduktionPlan & ProduceDer Plan passt sich an, wenn sich die Lage ändert.
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Vom Auftrag bis zur LieferungDeliver & SupportKunden bekommen Antworten mit vollem Kontext, in ihrem eigenen Kanal.
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StammdatenGovern & EnableStammdaten sauber und in jedem System gleich.