Exact Online Scan en Herken is de scanservice in Exact Online: hij leest pdf’s en foto’s van inkoopfacturen en maakt er een boekingsvoorstel van, met leverancier, btw-code en grootboekrekening ingevuld. We denken dat hij past bij kostenfacturen die direct naar het grootboek gaan. Lleverage past als een factuur eerst moet kloppen met de bestelling en de ontvangst.
Wat is Scan en Herken in Exact Online?
Scan & Herken is de bekende naam voor de scanservice van Exact Online, tegenwoordig onderdeel van wat Exact automatische factuurverwerking noemt. Je uploadt een inkoopfactuur of bon, mailt hem naar je digitale brievenbus of stuurt hem vanuit de Exact Online-app, en op de achtergrond ontstaat een boekingsvoorstel: een concept van de boeking waarin leverancier, btw-code en grootboekrekening al klaarstaan.
Exact beschrijft er 2 stappen achter. De Scan & Herken-software herkent met OCR de tekst op het document. Daarna interpreteert de Purchase Agent, de AI agent van Exact voor inkoopfacturen, die gegevens aan de hand van je eerdere boekingen en instellingen. Volgens Exact signaleert die agent afwijkingen en kiest hij in 98% van de gevallen de juiste grootboekrekening. E-facturen via Peppol en andere XML-facturen hebben geen OCR nodig: ze komen volledig binnen en worden vanzelf een boekingsvoorstel.
Wat doet de scanservice van Exact Online, en waar stopt hij?
Hij is sterk in het boeken van facturen die rechtstreeks op een kostenrekening gaan. Op het tabblad Boekingsvoorstellen van Inkoop | Overzicht zie je per voorstel of het klaar is of nog nagekeken moet worden. Exact Online wijst je op Stamgegevens controleren als de factuur afwijkt van de leverancier in je administratie, op Nieuwe relatie controleren als hij de leverancier niet kent en er zelf een aanmaakt, en op een factuurbedrag dat flink afwijkt van wat die leverancier normaal stuurt. Per relatie zet je Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen aan, zodat de huur of het leasecontract met een vast bedrag geboekt wordt zonder dat iemand ernaar kijkt. Met goedkeuringsflows bepaal je wie wat aftekent, en extra goedkeurders doen gratis mee.
De grenzen staan in dezelfde artikelen. De scanservice neemt pdf, tiff en jpg met getypte tekst, tot 15 MB en 150 pagina’s, bij 300 dpi en met 1 factuur per pagina. Handgeschreven documenten worden niet ondersteund, en wat geen factuur of bon is, zoals een offerte of een herinnering, wordt afgekeurd. Hoort een factuur bij een bestelling, dan selecteert degene die het voorstel controleert die bestelling zelf in het pop-upvenster Te ontvangen facturen. Een controle tegen de ontvangen goederen beschrijft Exact niet. In het abonnement zitten 3 boekingsvoorstellen per maand, voor meer koop je bundels, en ook XML-facturen worden als scan gerekend. Wie Exact Online voor Handel, Productie of Professional services gebruikt, heeft daarnaast de module voor automatische factuurverwerking nodig.
Zo verschilt Lleverage van Scan en Herken
Lleverage is een AI agent die naast Exact het hele crediteurenproces doet, van de financiële inbox tot de boeking. Hij leest leveranciersfacturen zoals ze binnenkomen, in elke opmaak die een leverancier kiest, en pakt ook het XML-bestand, de csv die elke nacht op een share landt en het leveranciersportaal waar je alleen met een login bij kunt. Elke factuurregel legt hij naast de inkooporder die je plaatste en de goederen die binnenkwamen. Valt alles binnen je toleranties, dan boekt hij zelf. Hij vult dezelfde velden in als je collega’s, dus Exact controleert ze precies zo.
Hoe streng hij kijkt, bepaal jij: prijs- en hoeveelheidsverschillen per leverancier of categorie, en apart voor de bestelling, de ontvangst, de kostenplaats en het rekeningnummer. Wat daarbuiten valt, komt bij de collega die het kan oplossen, in Teams, Slack of de inbox, met factuur, bestelling en ontvangst erbij. Zo hoeft een inkoper of het magazijn het inkoopoverzicht van Exact niet te openen. Een betaling vrijgeven doet de agent nooit. Elke correctie van je team leert hem je leveranciers en je marges beter kennen, zodat er steeds minder facturen bij een mens belanden. Meer op de pagina over crediteurenautomatisering en bij Controle, waar goedkeuringen, rechten en de audittrail staan.
Exact Online Scan en Herken en Lleverage naast elkaar
In de tabel staan Scan & Herken en Lleverage naast elkaar op de punten waar een keuze om draait. Op 10 oktober 2026 lazen we de supportartikelen van Exact over de scanservice, de vereisten voor documenten en het verwerken van boekingsvoorstellen, en de pagina’s van Exact over automatische factuurverwerking en zijn AI agents. Daar komt de middelste kolom vandaan. In de eerste 2 rijen is Exact de sterkere keuze.
| Scan & Herken (Exact Online) | Lleverage | |
|---|---|---|
| Aan de slag | Hier is Exact sterker. Ingebouwd in Exact Online: je schakelt het in via Administratienaam, Instellingen, Automatische factuurverwerking, en het werkt met de gegevens die al in je administratie staan. Er valt niets te koppelen. | Forward deployed engineers verwerken de eerste facturen samen met je financeteam. Het eerste proces draait meestal binnen een paar weken onder toezicht. |
| E-facturen via Peppol en XML | Hier is Exact sterker. E-facturen via Peppol komen volledig binnen en worden zonder handwerk een boekingsvoorstel, en XML-facturen worden altijd verwerkt, wat je scaninstellingen ook zijn. | Leest het XML-bestand van je leverancier, naast pdf’s in de financiële inbox, de nachtelijke csv op een share en leveranciersportalen met een login. |
| Wat hij leest | Pdf, tiff of jpg met getypte tekst, tot 15 MB en 150 pagina’s, 1 factuur per pagina. Handschrift wordt niet ondersteund, en andere documenten dan facturen en bonnen worden afgekeurd. | Facturen in elke opmaak die de leverancier kiest, uit de financiële inbox, een share of een leveranciersportaal. |
| De boeking coderen | De Purchase Agent vult leverancier, btw-code en grootboekrekening in op basis van je eerdere boekingen en instellingen. Exact noemt 98% nauwkeurigheid voor zijn grootboeksuggesties. | Elke correctie van je team leert hem je leveranciers en je toleranties, vastgelegd als kennis die van jouw bedrijf is. |
| Bestelling en ontvangst | Met de hand: wie het voorstel controleert, selecteert de bestelling in het pop-upvenster Te ontvangen facturen. Een controle tegen de ontvangen goederen: niet beschreven op de pagina’s van de leverancier. | Elke regel tegen de inkooporder en de ontvangen goederen, met prijs- en hoeveelheidstoleranties per leverancier of categorie. |
| Boeken | Iemand controleert elk boekingsvoorstel en slaat het op of keurt het af. Per relatie boekt Automatisch boekingen aanmaken voor volledige boekingsvoorstellen terugkerende facturen zelf. | Boekt de facturen binnen je toleranties zelf. De rest wacht op een mens, en het vrijgeven van een betaling altijd. |
| Afwijkingen en goedkeuren | Gemeld tijdens de controle: Stamgegevens controleren, Nieuwe relatie controleren en een melding als het bedrag flink afwijkt van wat de leverancier gewoonlijk factureert. Goedkeuringsflows stel je in Exact Online in, extra goedkeurders doen gratis mee. | Naar de collega die het kan oplossen, in Teams, Slack of de inbox, met factuur, bestelling en ontvangst erbij. |
| Kosten | 3 boekingsvoorstellen per maand in het abonnement, bundels voor meer, en XML-facturen tellen als scan. Exact Online voor Handel, Productie en Professional services vraagt de module voor automatische factuurverwerking. | Een vaste prijs per agent per maand, met de koppeling en het AI-gebruik inbegrepen binnen redelijk gebruik. Geen licenties per gebruiker en geen rekening naar verbruik. |
| Exact Globe | Niet beschreven op de pagina’s van de leverancier, die over Exact Online gaan. | Exact Online, en Exact Globe op je eigen server, bereikt zonder die open te zetten naar internet. |
Wanneer is Scan en Herken genoeg?
We denken dat de eigen service van Exact de juiste keuze is als het gros van je inkoopfacturen kosten zonder inkooporder zijn: huur, energie, software, de accountant. Elke maand sturen dezelfde leveranciers ze, iemand werpt een blik op het voorstel of laat het zichzelf boeken, en de Purchase Agent leert de grootboekrekeningen uit je eerdere boekingen. Sturen je leveranciers al e-facturen via Peppol, dan blijft er nog minder over. En de bankkoppeling, de betaalopdrachten en het afpunten van bankregels zitten in hetzelfde pakket.
Het is ook de goedkopere start. De dienst hoort bij Exact Online Boekhouden, 3 boekingsvoorstellen per maand zitten in je abonnement en met bundels groei je mee. Lijkt jouw factuurstroom hierop, begin dan daar.
Wanneer heb je meer nodig dan Scan en Herken?
We denken dat een AI agent als Lleverage in deze situaties beter past:
- De meeste facturen horen bij een inkooporder, en elke regel moet eerst tegen de bestelling en de ontvangen goederen worden gelegd, niet met de hand gekoppeld in een pop-upvenster.
- Een te korte levering of een gestegen prijs vraagt om een inkoper of het magazijn, mensen die niet in het inkoopoverzicht van Exact Online werken.
- Facturen komen binnen als csv-export, via een leveranciersportaal met een login, of met meerdere facturen in 1 scan.
- Je volume ligt ver boven de bundels, en je betaalt liever 1 vaste prijs per agent per maand dan dat je scans telt.
- Een deel van de groep draait Exact Globe op een eigen server, waarover de pagina’s van Exact over de scanservice niets zeggen.
In onze gids over driewegmatching lees je welke controles per regel tellen, en ons stuk over AI zonder sjablonen tegenover OCR legt uit waarom dat ertoe doet als een leverancier zijn factuur anders opmaakt. Aan de verkoopkant laat de pagina over orderverwerking in Exact Online zien hoe de agent verkooporders aanmaakt.
Veelgestelde vragen over Scan en Herken
Wat is Scan en Herken in Exact Online?
Het is de scanservice van Exact Online, nu onderdeel van automatische factuurverwerking. Een inkoopfactuur of bon die je uploadt, naar je digitale brievenbus mailt of vanuit de Exact Online-app stuurt, wordt met OCR gelezen. Daarna maakt de Purchase Agent er een boekingsvoorstel van, met leverancier, btw-code en grootboekrekening al ingevuld.
Wat kost Scan en Herken in Exact Online?
Volgens Exact Support zitten er 3 boekingsvoorstellen per maand in je abonnement, en koop je bundels voor meer via Mijn abonnement. Ook XML-facturen worden als scan gerekend. Met Exact Online voor Handel, Productie of Professional services heb je de module voor automatische factuurverwerking nodig. Lleverage kost een vaste prijs per agent per maand, koppeling inbegrepen.
Koppelt Scan en Herken facturen aan inkooporders?
Niet uit zichzelf, zoals Exact het beschrijft. Hoort een factuur bij een bestelling, dan selecteert degene die het boekingsvoorstel controleert die bestelling in het pop-upvenster Te ontvangen facturen. Een controle tegen de ontvangen goederen staat niet op de pagina’s van Exact. Lleverage legt elke regel naast de order en de ontvangst voordat hij boekt.
Welke bestanden leest de scanservice van Exact Online?
Pdf, tiff en jpg met getypte tekst, tot 15 MB en 150 pagina’s, bij 300 dpi en het liefst in zwart-wit of grijstinten. Zet 1 factuur op elke pagina. Handgeschreven documenten worden niet ondersteund, en alles wat geen factuur of bon is, wordt afgekeurd. E-facturen via Peppol en XML gaan zonder OCR.
Werkt Scan en Herken met Exact Globe?
De pagina’s van Exact beschrijven de scanservice en automatische factuurverwerking voor Exact Online, en over Exact Globe vonden we er niets. Lleverage werkt met Exact Online en met Exact Globe op je eigen server, zonder die open te zetten naar internet. Hoe de agent koppelt, lees je bij integraties.
Kunnen Scan en Herken en Lleverage naast elkaar draaien?
Ja. We denken dat een logische verdeling is dat Scan & Herken de terugkerende kostenfacturen en de e-facturen via Peppol boekt, waar hij goed in is. De agent van Lleverage neemt dan de facturen die bij een inkooporder horen en tegen bestelling en ontvangst moeten kloppen. Die verdeling spreken onze engineers af met je financeteam.